Salesforceは業務の効率化に役立つツールです。しかしパッとみてわかる直感的な操作性ではないために、PCの操作が苦手な人にとっては使うのが難しく、入力が面倒臭いと思われることも珍しくありません。この記事ではどのように工夫すれば「入力が面倒」という気持ちを減らすことができるのかを紹介していきます。
「入力が面倒！」現場のよくある声とは
Salesforceを導入しても「入力が面倒！」となかなか業務の効率が進まないケースも珍しくありません。実際に社員全員がITリテラシーが高いわけではないので、そのような人にとってはSalesforce導入後の方が業務効率が悪くなったと考える人もいます。他にも、Excelなど以前使っていたソフトからうまく切り替えることができずに中途半端に併用して効率化が進まないケースもあります。
「効率的な営業を行いたい」という気持ちでSalesforceを導入したのに、「入力が面倒臭い」「入力の仕方がわからない」などの理由でSalseforceが使われなくなってしまうのは非常に勿体ない話です。Salesforceを効率的に活用するためにできることを導入前と導入後に分けて解説します。
Salesforce導入前にするべきこと3つ
Salesforceは導入したら営業効率化が望める魔法のツールではありません。導入する前にも気をつけなければいけないことがあります。ここで紹介する3つのことを言語化できるようになると、社員の面倒や不満の声を減らすことができます。
- 現在の業務の分析
- Salesforceを導入する目的の精査
- Salesforceを導入することでどうなれるのか共有する
それでは一つずつ見ていきましょう。
Salesforce導入前にするべきこと1:業務を分析する
まずSalesforceを導入するにあたって業務を分析する必要があります。多くの企業にとってSalesforceは業務効率を促すためのツールです。業務効率化をするためには、現状把握をする必要があります。
- どの業務が非効率的なのか
- ITに強い社員はいるのか
- 今の営業管理はどうなっているのか
以上の3つを紙に書き出すようにしてみましょう。当たり前ですが今の業務の非効率的な部分がわからないとそもそも何をしたらいいのかわかりません。もし回答できない項目があるようなら、急いで言語化するようにしましょう。「効率化できそうな気がする」「業務効率が上がったらいいな」というような考えだと、Salesforceの導入自体が失敗になってしまうかもしれません。
Salesforce導入前にするべきこと2:Salesforceの導入目的を精査する
目的が明確でないことも、Salesforceのデータを最大限に活用することのできない原因の1つです。「業務効率が上がったらいいな」というように目的が明確でないと、うまく活用できません。ではどのように目的を決めていけばいいのでしょうか？
それはSalesforce導入前にするべきことの1つ目で解説した業務分析を踏まえて目的を設定し共有することです。現状分析が上手くできれば現状の問題点や課題点が見えてくるので、なぜSalesforceを導入するべきかも見えてきます。ここで大切なことの1つは具体的な目標設定です。
ただ漠然と「業務効率を進める」と目標を決めるだけでは、Salesforceを導入しても意味がありません。「一人当たりの担当社数を15%増やす」というように、具体的な目標設定をすることができると、営業担当者もSalesforceを使い倒してやろうという気持ちが芽生えて結果的に営業効率が上がります。
Salesforce導入前にするべきこと3:導入によりどうなれるのかを共有する
目的を精査し機能を絞れたら、Salesforceを使うことで業務がどう変わるのかを共有することが大切です。もちろん目的を共有するだけでも十分ですが、それを使っていくことでどのように業務が変化していくかを共有できるとより社員の「入力が面倒くさい」という気持ちを減らすことができるようになります。例えば目標が「受注率を10％上げる」だったとしましょう。するとSalesforceを導入することで社員の業務はどう変わるでしょうか？
実際に「受注率を10％上げる」という目標を達成するために、営業中はSalesforceにデータを入力し、分析はSalesforceのレポート上でできるので、今まで分析に使っていた時間を削減することができる。
このようにSalesforceを導入したらどうなれるのかを共有することで、社員はSalesforceが便利だから使ってみたいなという気持ちになるでしょう。
Salesforce導入後にするべきこと3つ
ここまでSalesforce導入前にするべきことを紹介してきました。Salesforceの導入前だけでなく、導入後にもいくつかのポイントに気をつけることで社員の「入力が面倒」という気持ちを減らすことができるようになります。
それでは以下の3つのポイントについて一つずつみていきましょう。
- 運用ルールを決定する
- フォロー体制を整える
- 画面(UI/UX)をカスタマイズする
Salesforce導入後にするべきこと1:運用ルールの決定
運用ルールを徹底するようにしましょう。実際にSalesforceを導入してみると、こんな問題が起きたとか想定していなかった活用方法が出てきた、ということもよくある話です。
もちろん最初に決めた「何のためにSalesforceを導入したのか」という目的に従ってルールを決めることが大切ですが、それよりも業務効率化するためにいい運用方法が出てくるかもしれません。運用を開始して、数ヶ月経ったところで運用ルールを作るようにしましょう。これから入ってくる新入社員や中途社員のためにもドキュメント化しておくことはおすすめです。
Salesforce導入後にするべきこと2:フォロー体制を整える
今まで述べた通りに会社にはPCの操作が苦手という人もいます。エンジニアと比較して営業職の人の方が苦手な傾向がありますが、使い慣れないITツールを使いこなせるようになるには時間がかかるでしょう。
そのような場合は、Salesforceの使い方のセミナーや学習コンテンツを利用するといいでしょう。Salesforceの有料のトレーニングを活用しているユーザーもいますし、Trailheadという会員登録することで無料でトレーニングできるものもあります。レベルも初心者から上級者向けまで様々なので試してみるといいでしょう。
https://www.salesforce.com/jp/services/learn/overview/
Salesforceについて分からないことが出てきたときに質問に対応できるような部門・人を準備しておくのもいいかと思います。いくらセミナーや教材でSalesforceを学んでも、実際にSalesforceを使っていくと分からない場面が出てきます。
社内のリソースに余裕があれば、自社のSalesforceがどんな機能を持っているか、これからどのようにSalesforceを活用していきたいかというSalesforce担当者を作ることもおすすめです。
Salesforce導入後にするべきこと3:画面のカスタマイズ
SalesforceではUIやUXを使いやすいようにカスタマイズすることもできます。SalesforceではLightning Experience(LEX)を使うことが一般的かと思います。Classicの画面とLEXの画面には違いがありますが、レポート画面でそれぞれを比較するとこのようになります。
Salesforceのレポートをみて「Excelみたいだな？」と感じませんでしたか？Excelみたいに見えるSalesforceをまさにExcelのように活用できるツールがあるので、ここからはそんなツールをご紹介させてください！
Mashmatrix Sheetを導入してみよう
Mashmatrix SheetではExcelライクにSalesforceを編集することができます。Salesforceのデフォルト画面だと操作が難しく制限が多いと感じる人にとって、Mashmatrix Sheetの導入は入力作業の大きな手助けとなってくれます。
Mashmatrix SheetではExcelのようにスクロール可能な表形式でSalesforceのデータを表示できるので、画面遷移することなく一画面で状況を把握することが可能です。また、表示されているデータを日付順に並び替えたり、条件にあった特定のデータを取り出すためにフィルタをかけることも簡単にできます。
コピー＆ペーストでデータを一括更新したり、Excelのデータをそのままコピー＆ペーストで転記してSalesforceに取り込むことも可能です。そのような機能に加え、作成したシート画面を指定したグループのメンバーのみに共有したり、リストの作成やToDo割り当ても簡単にできます。ただ単にExcelライクに操作ができるだけでなく、Salesforceのみ、Excelのみではできなかった、痒いところにも手が届くアプリケーションです。
効率化を実現した企業の導入事例を紹介
ここではMashmatrixの「Sheet」を導入して業務の効率化を実現させた企業を紹介していきます。
実際にこれらの企業ではMashmatrixの「Sheet」を導入することによって、今まで1件1件手作業で行っていた変更作業を一括して変更できるようになり、エンジニアを呼んで改修しなければいけなかった作業を自分達だけで行えるようになるなど、大きく業務効率を上げています。
これからSalesforceを導入しようと考えている人や、もうすでに導入している人にとっても、社員の面倒を減らせる解決策が発見できますので是非参考にしてみてください。
＜ジェネリック製薬大手のMR活動をサポート！ 導入研修ゼロで 社内に定着＞
https://www.mashmatrix.co.jp/case/09_sawai_pharma
沢井製薬株式会社では、先ほど説明した「Mashmatrix Sheet」を利用して業務改革に成功しました。Sheetは研修をしなくても簡単に使えるので、新しいツールを導入する際に生じる教育や研修の手間を大きく省くことを実現しました。また、管理画面をノーコードでカスタマイズできる特徴を活かして、変更に対してスピーディーに対応できるようにもなったそうです。
<“Salesforce活用マイスター”が惚れた！基幹システムのデータもスピーディーに一括処理>
https://www.mashmatrix.co.jp/case/07_newspicks
ソーシャル経済メディア「NewsPicks」では、売り上げから受注管理、費用計上まで全てSalesforceで管理しています。また事業数も多いので管理するデータの量が増えるうえに、どんどん複雑化していくので管理が大変でした。そこで「Mashmatrix Sheet」を活用することで、複雑なプロセスやオブジェクト構造でもスムーズな操作が可能になり、今までは1件1件行っていた作業の効率化を実現したそうです。
<Salesforce定着化を実現し、大量データの一括更新にかかる時間を大幅短縮。>
https://www.mashmatrix.co.jp/case/04_freewayjapan-html
業務向けシステムをクラウドで提供している「フリーウェイジャパン」では、なかなか現場でSalesforceが定着しなかったり、そのためExcelと同時に管理していたりと業務プロセスに問題を抱えていました。また変更作業にも大変時間を取られていたそうです。そこで「Mashmatrix Sheet」を活用することで、今まで時間のかかっていたデータの変更作業を一括して行い作業時間を短縮。また誰でも簡単に使えるので、現場にも定着し生産性が向上したそうです。
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【執筆者】
田中奈穂子
https://nakochi.work/
FinTech上場企業でSalesforceを中心としたビジネス基盤の構築を担当後、さまざまなSalesforce導入企業で導入支援・定着化を行う。Salesforce上級認定アドミニストレーター。
