- SalesforceのデータをGoogleスプレッドシート上で集計・分析したい
- Salesforce内の取引先や商談情報をまとめて更新したい
と考えたことはありませんか？
Googleが提供する無料アドオン（拡張機能）「Salesforce Connector」を利用すると、SalesforceのデータをGoogleスプレッドシートに取り込み、関数などを使った独自の集計・分析ができます。また、スプレッドシート上で編集したデータをSalesforceに反映することも可能です。
本記事では、Salesforce Connectorを使ってSalesforce内のデータの取得・新規レコードの登録・既存レコードの更新をする方法を解説します。
目次
1．Salesforce Connector（旧Data Connector for Salesforce）とは？
Salesforce Connectorは、Googleが提供する無料のアドオン製品です。SalesforceとGoogleスプレッドシートを連携し、データの取得・編集・更新などを行えます。
スプレッドシートから直接Salesforceのデータを取得・更新できるようになるので、業務の大幅な効率化が期待できます。CSVファイルを介さずにGoogleスプレッドシートへデータを取り込み、更新操作でSalesforceに反映できます。
Google Workspace Marketplaceから無料でインストールできますが、利用にはSalesforceへのアクセス権限が必要です。
2．Salesforce Connectorでできること
Salesforce Connectorでは以下の操作が可能です。
| 機能 | できること |
|---|---|
| Reports / Import | Salesforceのデータを取得 |
| Insert | レコードの新規登録 |
| Update | 既存レコードの更新 |
| Insert or Update | 新規登録と更新を同時に実行 |
| Refresh | 取り込んだデータを手動・定期的に更新 |
| Delete | Salesforceのレコードを削除 |
※関連記事：SalesforceとExcelの連携方法やメリットとは？
なお、Salesforceのデータをスプレッドシート形式で直接編集したい場合は、「Mashmatrix Sheet」という選択肢もあります。詳しくは「Mashmatrix Sheetの紹介動画」をご覧ください。
3．【ステップ解説】Salesforce Connectorのインストールと初期設定手順
※Salesforce Connectorは、以前「Data connector for Salesforce」という名称で提供されていたため、画面によっては旧名称が表示される場合があります。
＜利用前の準備＞SalesforceライセンスとAPIアクセス権限の確認
Salesforce Connectorを利用してデータを取得・更新するには、SalesforceのAPIアクセスが利用可能なエディションであることに加え、接続するユーザーに「APIの有効化（API Enabled）」権限が付与されている必要があります。
Enterprise、Unlimited、Performance、Developer EditionではAPIアクセスが標準で利用できます。一方、Professional Editionでは別途有償オプションの契約が必要です。
※参考記事：API アクセスのある Salesforce Edition（Salesforceヘルプ）
事前にSalesforceの契約エディションと、接続ユーザーのAPIアクセス権限をシステム管理者に確認してください。
1．Salesforce Connectorのインストール手順
1．Googleスプレッドシートを開き、メニューの「拡張機能」から「アドオン」＞「アドオンを取得」を選択
※参考：Salesforce Connector（Google Workspace Marketplace）
2．Marketplaceが開いたら「Salesforce Connector」と検索し、インストールを実行する。Googleアカウントへのアクセス権限を求められるので、確認して承認する。
インストールが完了しました
2．アドオン有効化とSalesforceとの接続設定
インストールが完了したら、Salesforce Connectorの有効化と、接続先の環境（本番組織またはSandbox組織）を選択します。
1．Googleスプレッドシートを開く
2．メニューから「拡張機能」をクリックして、「Salesforce Connector」を選択
3．「Click to enable the add-on」をクリック
4．有効化が完了すると「Click to enable the add-on」が消えて「open」と表示されるので、クリックする
5．画面右側にサイドバーが表示されます。接続するSalesforce組織（Production（本番組織） / Sandbox）を選択して、「AUTHORIZE」をクリック
6．接続するSalesforce組織のログイン情報を入力する。その後アクセス認証が表示されるので「許可」を選択
アドオンの有効化とSalesforce組織への認証が完了しました。
4．【実践①】Salesforceからスプレッドシートにデータを取り込む方法（Reports／Import）
初期設定が完了したので、実際にデータを取得するステップへと進みましょう。
インポート方法は
- 作成済みレポートを利用する
- 画面操作でデータを抽出する（初心者向け）
- SOQLクエリを利用してデータを取得する（高度な抽出）
の3パターンあります。
1．作成済みレポートからデータを取得する手順
Reports機能を使うことで、Salesforceで作成済みのレポートをGoogleスプレッドシートに取り込めます。Salesforce側で設定した抽出条件や集計結果を活用できるため、取得する項目や検索条件を一から設定する必要がありません。
1．メニュー画面で「Reports」をクリック
2．インポートしたいレポート名を選択
3．最後に「GET DATA」をクリック
Googleスプレッドシートに、選択したレポートを取得できました。
関連記事：初めてのSalesforceレポート作成 これだけ読めばOK！かんたんガイド
2．画面操作でデータを抽出する方法
Import機能を利用すれば、Salesforceのオブジェクトや取得する項目、検索条件を画面上で選択するだけで、Googleスプレッドシートにデータを取り込めます。
SOQLなどの専門知識が不要なため、初心者でも利用しやすく、単一オブジェクトを中心とした基本的なデータ抽出に適しています。
1．メニュー画面で「Import」をクリック
2．インポートしたいオブジェクトを選択、「NEXT」をクリック
今回は例として取引先を選択します。
3．抽出したい項目をすべて選択する。選択できたら「NEXT」をクリック
（ここで選択した項目の順にスプレッドシート上に表示されます）
今回は以下の項目を抽出します
- 取引先名
- 取引先 種別
- 取引先 電話
- 郵便番号(請求先)
- 都道府県(請求先)
- 市区郡(請求先)
- 町名・番地(請求先)
- 作成日
4．抽出条件を入力して、「ADD」をクリック
今回は「取引先 種別 equals(=) パートナー」という条件を指定しました
5．抽出条件をすべて入力できたら、「GET DATA」をクリック
「取引先 種別」が「パートナー（Partner）」の取引先レコードを抽出できました。
3．SOQLクエリを利用してデータを取得する方法
Salesforce Connectorでは、Salesforceのデータ取得用クエリ言語「SOQL（Salesforce Object Query Language）」を使用して、データを抽出できます。
SOQLを利用することで、複数の検索条件の組み合わせや、関連オブジェクトの項目の取得など、通常の画面操作では設定しにくい条件でデータを抽出できます。
SOQLの知識は必要ですが、より柔軟な条件でSalesforceのデータを取得したい場合に便利です。
今回は、「製造業の取引先に紐づく、100万円以上の未完了商談のうち、完了予定日が過去1年間に設定されている商談」を抽出します。
1．メニュー画面で「Import」をクリック
2．「SOQL EDITOR」をクリック
3．SOQLクエリを入力する
※SOQLの基本構文や記述方法については、Salesforce公式の「SOQL クエリ入門」をご参照ください。
4．「EXECUTE」をクリック
「製造業の取引先に紐づく、100万円以上の未完了商談のうち、完了予定日が過去1年間に設定されている商談」レコードを取得できました。
5．【実践②】スプレッドシートからSalesforceへデータを一括更新・登録する方法
Salesforce Connectorでは、Googleスプレッドシート上のデータをSalesforceに反映する際に、次の3つの操作を選択できます。
| 機能 | 定義 | 利用例 |
|---|---|---|
| Insert（新規作成） | スプレッドシートのデータをSalesforceに新しいレコードとして登録する | 新規取引先の一括登録 リードの一括登録 |
| Update（更新） | Salesforceに登録されている既存レコードの情報を更新する | 既存商談の金額やフェーズ、所有者の一括変更 |
| Insert or Update（新規作成・更新） | 既存レコードがあれば更新し、なければ新規作成する | 新規・既存データが混在する取引先情報の一括反映 |
これらの機能を利用することで、Googleスプレッドシート上で編集したデータをSalesforceに一括反映できます。
1．Salesforceにレコードを一括登録（Insert）する方法
1．新規登録したいレコードを選択する
2．「Insert」をクリックする
選択したデータの背景色が黄色に変化します
3．対象となるオブジェクトにチェックを入れる
4．「Insert」を選択し、結果を返す列を指定する。その後「NEXT」をクリック
5．スプレッドシートの列とSalesforce項目の関連付け（マッピング）を行う
各列とSalesforceの項目が正しく対応付けられていることを確認してください。
間違いがないことを確認したら、項目名にチェックを入れます。
6．「EXECUTE」、続いて「INSERT」をクリック
レコードの登録に成功すると、下画像のように緑色で「Success」と表示されます。
登録に失敗すると赤色でエラー内容が表示されます。
2．Salesforceの既存レコードを一括更新（Update）する方法
Update機能を使うことで、Salesforce上のレコードを更新できます。Salesforce IDを利用して対象のSalesforceレコードを特定するため、対象レコードの「Salesforce レコードID」を含むデータを用意する必要があります。
今回更新するデータはこちらです。列BにIDが表示されています。
また、Googleスプレッドシートの列見出しにSalesforceのAPI参照名を使用すると、更新対象の項目を識別しやすくなるので便利です。
1．更新したいレコードをGoogleスプレッドシート上から選択
2．メニューの「Update」をクリック
選択したデータの背景色が黄色に変化します
3．更新対象のオブジェクトを選択して、「Update」をチェック
4．IDの列（Id Column）と結果を返す列（Result Column）を選択
5．「NEXT」をクリック
6．スプレッドシートの列とSalesforce項目の関連付け（マッピング）を行う
各列とSalesforceの項目が正しく対応付けられていることを確認してください。
間違いがないことを確認したら、項目名にチェックを入れます。
7．「EXECUTE」をクリック
データ更新に成功すると、下画像のように緑色で「Updated」と表示されます。
更新に失敗すると赤色でエラー内容が表示されます。
3．レコードの新規登録（Insert）と既存レコードの更新（Update）を同時に行う方法
GoogleスプレッドシートのデータをSalesforceに反映する際、既存レコードがあれば更新し、存在しなければ新規作成します。既存レコードの判定には、Salesforce IDまたは外部IDなどの照合キーを使用します。新規レコードを登録する場合は、Salesforce IDを事前に取得する必要はありません。
1．新規登録・更新したいレコードをGoogleスプレッドシート上から選択
ID列（取引先ID）が空白のものは、レコードを新規登録します。
2．メニューの「Update」をクリック
選択したデータの背景色が黄色に変化します
3．対象のオブジェクトを選択して、「Insert or Update」をチェック
4．IDの列（Id Column）と結果を返す列（Result Column）を選択
5．「NEXT」をクリック
6．スプレッドシートの列とSalesforce項目の関連付け（マッピング）を行う
各列とSalesforceの項目が正しく対応付けられていることを確認してください。
間違いがないことを確認したら、項目名にチェックを入れます。
7．「EXECUTE」をクリック
レコードの新規登録と更新が完了しました。
6．Salesforceのデータ編集・管理を効率化できる「Mashmatrix Sheet」
Salesforceのデータを日常的に編集・管理するなら、「Mashmatrix Sheet」もおすすめです。
Mashmatrix Sheetは、SalesforceのデータをExcelのような操作感で直接編集できるアプリケーションです。複数レコードの一括編集や、関連オブジェクトのデータ管理にも対応しています。
Googleスプレッドシートなどの外部ツールにデータを取り出す必要がなく、Salesforce上で直接編集・更新できるため、データの二重管理や情報の更新漏れを防ぎ、常に最新のデータを確認しながら作業できます。また、外部ツールへのデータの持ち出しを抑えられるため、情報管理の面でもメリットがあります。
詳しくは「Mashmatrix Sheetの紹介動画」をご覧ください。
まとめ
Salesforce Connectorは、Googleスプレッドシート上でSalesforceのデータを編集、分析したい場合に便利なツールです。
作成済みレポートの取り込み、画面操作によるデータ抽出、SOQLを利用した柔軟なデータ取得に対応しており、スプレッドシート上にデータを取り込むことで、集計や分析、データの一括更新などに活用できます。
本記事を参考にしていただき、ぜひSalesforce Connectorを活用してみてください！
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