【こんなお悩みありませんか？】
- 重複リードのマージに手間がかかる
- 取引先や取引先責任者の名寄せに時間がかかっている
- カスタムオブジェクトのレコードをマージする方法を探している
Salesforceで運用を続けていると、同じ顧客や同じ企業に紐づくレコードが複数作成されてしまうことがあります。こうした重複レコードは、営業活動やレポート、顧客対応にさまざまな影響を及ぼすため、早めに整理しておきたい課題です。
一方で、重複レコードの整理は、単に削除すればよいものではありません。どのレコードを残すか、どの値を採用するかを確認しながら進める必要があり、手作業では負荷が大きくなりがちです。
この記事では、Salesforceで重複レコードをマージしたい方に向けて、課題の整理から、標準機能でできること・難しいこと、さらにMashmatrix Sheetを使った一括マージの方法までをご紹介します。
＜この記事でわかること＞
- Salesforceで重複レコードの整理が必要になる理由
- Salesforceの標準機能でできること・難しいこと
- Mashmatrix Sheetの「一括マージアクション」機能で何ができるか
- 実際の設定方法と一括マージの実行手順
目次
1．Salesforceの重複レコードがもたらす問題
Salesforceのデータ重複は、リードの獲得チャネル（Webフォームや名刺スキャン）の増加、手入力の表記ゆれなどさまざまな原因で発生します。この重複を放置すると、以下のような深刻な悪影響を招きます。
| 売上機会の損失 | 営業活動における二重架電や二重メール、リードスコアや予算の重複計上 |
| レポートの信頼性低下 | パイプラインが実態よりも大きく見え、正確な予測が困難になる |
| 顧客体験の悪化 | 同じ顧客に複数の担当から連絡が届き、不信感を与える |
| 運用コストの増大 | 手作業でのマージが常態化し、業務が非効率になる |
2．Salesforceの標準機能でできること・難しいこと
Salesforceの標準機能には重複検出機能がありますが、マージ自体は手作業で行う必要があります。特に、会社名に表記ゆれがあるなど判断が難しいケースでは目視確認が不可欠であり、大規模なデータクレンジングには限界があります。
つまり、重複レコードの整理では、単に重複を見つけるだけでなく、確認しながら効率よくマージできることが重要になります。
3．解決策：Mashmatrix Sheetの「一括マージアクション」機能
こうした課題に対する解決策の1つが、Mashmatrix Sheetの「一括マージアクション」機能です。Salesforceの標準マージ機能の制約を大幅に超え、重複レコードの整理を効率化できます。リードの重複整理はもちろん、取引先や取引先責任者の名寄せ、カスタムオブジェクトのレコード整理にも活用しやすいのが特長です。
※「一括マージアクション」機能は有償オプション機能です
一括マージアクションの特長
| 最大50件のレコードを一括マージ | 標準機能では一度に3件までしかできないマージが、最大50件のレコードをまとめて行えます |
| すべてのオブジェクトに対応 | リードや取引先だけでなく、カスタムオブジェクトもマージ対象となります |
| スプレッドシートUIで完結 | 重複候補の抽出から比較、マージまでの一連の作業を一つの画面でシームレスに行えます |
| 既存運用との親和性 | 既存のシート設定（フィルタ・並べ替え等）を活かして重複候補を抽出し、そのままマージ処理を行えます |
活用シーン
一括マージアクション機能はさまざまなシーンで活用できます。
| マーケティング | 外部リストやフォームから取り込んだ重複リードを計画的に整理する |
| 組織再編・システム移行 | M&Aや旧システムからのデータ移行で発生した重複データのクレンジングを短期間で行う |
| カスタムオブジェクトの運用 | 標準機能では対応できない業務固有のオブジェクトでも、現場主導で名寄せを定常的に行う |
| サポート業務 | 重複したケースを効率的に集約し、顧客履歴を一本化する |
| 検知から是正の定常運用 | 重複ルール／一致ルールで検知し、Mashmatrix Sheetで一括マージ。さらにレポートで監視するサイクルを構築する |
「自社の重複データ整理にも使えそう」と感じた方は、
まずはMashmatrix Sheetの無料トライアルで操作感をご確認ください。
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※一括マージアクションはオプション機能です。無料トライアルでのご利用をご希望の場合は、営業担当者またはお問い合わせフォームよりご相談ください。
4．【実践編】「一括マージアクション」の実行手順
ここからは具体的な設定・実行手順を紹介します。
Mashmatrix Sheetに「レコードをマージ」アクションボタンを配置することで、簡単に一括マージアクションを実行できます。今回は例として、「重複しているリードをマージする」という業務を想定して進めていきます。
＜↓すぐ分かる動画＞「一括マージアクション」機能の操作方法
事前準備
（1）有償オプションのお申込み
本機能は、Mashmatrix Sheetと有償オプション機能「一括マージアクション」のご契約が必要となります。詳しくは価格ページのオプション機能をご確認ください。
（2）対象レコードへの更新・削除権限
マージを実行するレコードへの更新・削除権限が必要となります。プロファイルや権限セットで、必要な権限が付与されているかを確認してください。（詳細はオブジェクトによって異なります）
手順1. シートに「レコードをマージ」アクションボタンを配置する
まず、シート（今回は「リード」）を作成します。
- 画面左下部にある「新しいブックを作成ボタン（＋）」をクリック > オブジェクトは「リード」を選択
- 作成ボタンをクリック
「リード」のシートが表示されました。（下画像）
次に、「レコードをマージ」ボタンを配置します。
「レコードをマージ」ボタンの配置はアクション機能を用いて行います。
動画：アクションボタンの設定方法
1．シートメニュー（▼）をクリック > 設定
2．シートの設定変更ダイアログが表示されるので、アクションタブを開く
3．画面下部にある ＋ ボタンをクリックし、以下のように選択する
- カテゴリ ： マージ処理
- アクションの種類 : レコードをマージ
4．追加ボタンをクリックする
5．アクションタブ > レコードをマージ をクリック
6．「ラベル」「アイコン」を設定する（任意）> 保存 をクリック
シート上に「レコードをマージ」ボタンが配置されました。（下画像）
手順2. 重複しているレコードを表示する
メールアドレスなどの項目でフィルタリングすることで、重複しているレコードを簡単に絞り込めます。
「メール」項目列をフィルタします
- 「メール」項目の列ヘッダメニューをクリック > フィルタを選択
- 重複候補のメールアドレス（例： u500@stockoption-japan.example.com）を入力し、適用
「メール」が同じ（重複している）「リード」のレコードが表示されました。
＜TIPS＞
メール列で行のグループ化をすれば、重複レコードをすぐに発見できて便利です
・列のヘッダメニュー＞行のグループ化
手順3. レコードを一括マージする
では、重複レコードを一括マージしていきましょう！
1．重複候補の中から最大50件まで選択し、『レコードをマージ』ボタンをクリック
（表示件数が多い場合は、さらに絞り込んでから実行してください）
2．アクションを起動すると、選択されたレコードの一覧表がダイアログ内に表示されます
※ ダイアログ内に表示されるレコードの順番は、シートでのレコード選択順になります
※ シート上でレコードを条件順に並べ替え（例：作成日でソートなど）、その順番でレコードを選択すれば、ダイアログ内にも作成日順に表示されます
3．レコード一覧表からプリンシパル（主）となるレコードを選択する。（下画像矢印）
※ 編集不可項目はグレーで表示されます
※ レコード間で値に違いがあるものだけが列として表示されます
4．残りのレコードからマージしたときに項目の値として採用する値をセルで選択し、マージボタンをクリックする
5．マージが完了すると元のシートが表示されるので、リロードする
※ マージ後にシートを「自動で再読込み」に設定することも可能です。（デフォルトは「自動で再読込みしない」）
6．マージが完了しました
シートには、プリンシパル（主）レコードのみが表示されます。
以上で重複リードの一括マージが完了です！
5．失敗しないための安全なマージ運用プロセス
レコードのマージはデータの削除を伴うため、慎重な運用が求められます。特に取引先や取引先責任者などの重要な情報を整理する際は、事前の検証やバックアップでの対策が重要です。
また、重複レコードは定期的なメンテナンスが必要となるので、作業負荷が低く効率の良い運用方法が求められます。
①事前バックアップとSandboxでの検証
本番環境で一括マージを行う前に、まずはSandbox環境で意図通りのマージ結果（関連レコードの継承など）が得られるかを確認してください。また、万が一に備え、対象レコードをエクスポートし、バックアップを取得しておくことが重要です。
②Mashmatrix Sheetで重複レコードの検知からマージまでを効率化する
ここではMashmatrix Sheetを使って、重複レコードの発見〜マージまでを定常的に行う方法をご紹介します。
（1）現場メンバーが日常的にメンテナンスする場合
Mashmatrix Sheetの「数式（関数）」と「条件付き書式設定」を組み合わせることで、重複レコードをシート上で見つけやすくできます。重複候補を目視で確認したうえで、そのまま一括マージまで進められるため、日常的なクレンジング作業を効率よく進めやすくなります。
↓重複レコードを黄色でハイライトしてマージ
定常的なクレンジング運用のイメージについては、以下の記事もご参照ください。
【活用TIPS】Salesforceの重複レコードを自動検出・一括マージして、データ管理を効率化する方法
（2）Salesforce管理者がメンテナンスする場合
『重複レコード項目』シートを作成することで、「重複レコード」を簡単に発見できます。（利用には「重複ルール」「一致ルール」の設定、重複レコード項目への参照権限が必要です）
検知から是正までの流れをあらかじめ整えておくことで、データの鮮度と品質を継続的に保ちやすくなります。
【補足】マージ後にデータはどうなる？継承ルールと関連レコードの挙動
マージを実行すると、関連データは主レコード側に引き継がれますが、オブジェクトや関連の種類によって例外があるため、Sandboxで事前確認してください。
※Mashmatrix Sheetの「一括マージアクション」機能では、Salesforceが標準でマージをサポートしているオブジェクト（リード、取引先、取引先責任者、ケース）については、標準のマージ処理と同等の動作となります。Salesforceの標準でマージ処理がサポートされていないオブジェクトについては「よくある質問 Q3」をご参照ください。
よくある質問
Q1. テキストエリア項目はマージできますか？
はい、可能です。複数のレコードから値を選択してマージできます。（項目連結時の「区切り文字」は設定可能です。デフォルトで「—」により区切られます。）
選択された順に主レコードに表示されます。
＜例＞
1．2行目を主レコードとして選び、テキスト項目（説明）は①→②の順に選択。マージをクリック
2．マージされた主レコードのテキスト項目（説明）には、主→①→②の順に表示されます。
Q2. 誰でもマージできますか？
いいえ、選択されたレコードに対するSalesforceの権限（更新および削除）が必要です。
Q3. Salesforceで提供されているマージ処理と動作は同じですか？
オブジェクトにより動作が異なります。Salesforceが標準でマージをサポートしているオブジェクト（例：リード、取引先、取引先責任者、ケースなど）については、標準のマージ処理と同等の動作となります。Salesforceの標準でマージ処理がサポートされていないオブジェクトについては、以下の処理を同時に行います。
- 主レコードとして選択されたレコードの各項目情報をマージされた内容に更新
- 主レコード以外のレコードを削除
- 主レコード以外のレコードに紐づく子レコードにおいて、親レコードの参照を更新可能なものについては、親レコードの参照として主レコードを参照するように更新
Q4. データ列やスクラッチデータシートのデータはマージできますか？
シート内データ列やスクラッチデータシートのデータは、一括マージの対象外です。マージ後のレコードに引き継がれる対象ではありません。
Q5. 一括マージアクションが実行できない場合は、どのような原因が考えられますか？
一括マージアクションが実行できない場合、まずプロファイルや権限セットで、更新および削除権限が付与されているかを確認してください。（詳細はオブジェクトによって異なります）。また、共有ルールによって参照のみ許可されているレコードが含まれる場合や、カスタムの入力規則・Apexトリガによる制限でエラーが発生することもあります。
まとめ
Salesforceのデータ重複は放置したままにすると深刻な影響を及ぼすことがありますが、自動処理だけでの解決は難しいのが現状です。Mashmatrix Sheetの「一括マージアクション」機能は、手作業でのマージを効率化し、精度の高いデータ管理を可能にする有効な手立てです。
大量の重複リードにお困りの方、データクレンジングを効率化したい方は、ぜひこの機能をお試しください。
「自社の重複データ整理にも使えそう」と感じた方は、
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※一括マージアクションはオプション機能です。無料トライアルでのご利用をご希望の場合は、営業担当者またはお問い合わせフォームよりご相談ください。
