【Salesforce活用】案件管理をスムーズに
「Mashmatrix Sheet」を使った業務別ユースケース 8選

日々Salesforceを活用し、業務効率化の方法を模索されている方も多いのではないでしょうか。営業活動に必要な情報をSalesforceで可視化・共有できれば、チームの動きがスムーズになり、マネジメントのハードルも下がります。
本記事では、効率的な案件管理を強力にサポートするAppExchangeアプリ「Mashmatrix Sheet」をご紹介。Salesforceにおける案件管理の基本とともに、Excel感覚でデータを一括編集できる「Mashmatrix Sheet」を活用した、8つの具体的なユースケースをご紹介します

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1. Salesforceにおける案件管理（商談管理）の基本：なぜ「商談」オブジェクトが重要なのか

Salesforceにおいて「商談」オブジェクトを活用した案件管理は、営業活動の進捗を可視化するための中心的な機能です。各案件のフェーズや金額、完了予定日を一元管理することで、チーム全体での状況共有が可能になります。

案件情報をデジタル化することで、担当者の経験に依存しないデータに基づいた営業活動の第一歩を踏み出すことができます。これにより、属人的な管理から組織的な管理への移行がスムーズになります。

2. 営業活動を可視化するために管理すべき重要な「案件情報」の項目例

営業活動の現状を正確に把握するためには、記録すべき項目の標準化が欠かせません。以下に、管理すべき主要な項目の例を挙げます。

• 商談フェーズ：現在の商談がどの段階にあるか（ヒアリング中、提案中など）
• 完了予定日：いつまでに受注あるいは失注が確定するか
• 商談金額：期待される受注金額
• 次のステップ：次に何をすべきかというアクションの明確化
• 失注理由：なぜ受注に至らなかったか（後の分析で極めて重要）

3. Mashmatrix Sheetを使ったユースケース8選

ここでは、Salesforceでの案件管理をスムーズかつ効率化できるMashmatrix Sheetの活用ユースケースを8つご紹介します。

① 現在進行中の（パイプライン）商談を確認する

パイプライン上にある商談は頻繁にチェックしたいもの。進行中案件のステータスを一覧画面で可視化することで、どの部分に課題があるか、どのステップに注力すべきかが明確になり、売上予測も立てやすくなります。

「Mashmatrix Sheet」の「フィルタ」機能を使うことで、複数の条件に合ったレコードでも直感的にすばやく抽出できます。

この例では…

• 完了予定日列：「相対日付でフィルタ」
• 完了フラグ列：「フラグなし（＝パイプライン商談）」

で設定することで、現在（今四半期）進行中の商談を絞り込んで表示できます。

また、閲覧するだけではなく、直接データの編集が可能なのが「Mashmatrix Sheet」の便利なポイント。例えば、定期の案件進捗レビューの際にデータの訂正が必要になった場合で、すぐにその場で修正が可能です。

② 完了予定日が過ぎている案件のチェック（アラートを出す）

案件管理を行う際に重要なのは、設定した完了予定日に間に合うように計画的に進捗を進めていくことです。しかし、完了予定日が過ぎていても気づかず、案件を放置していた…なんてことはありませんか？もし、完了予定日を過ぎている商談があれば、すばやく気付き適切なフォローアップを行いたいですよね。

「Mashmatrix Sheet」の条件付き書式設定を利用すれば、完了予定日が過ぎているレコードの項目列（ここでは完了予定日）に対し書式設定を組むことで、視覚的に分かりやすくアラートを出すことが可能です。また、複数の条件で書式設定を組むことで、優先して対応すべき案件が分かりやすくなります。

営業マネージャーは、フォローすべき案件に対して一覧画面から担当者に一括でToDoを作成できるので、すばやい対応が可能です。

③ 案件の状況確認（「成立」「ロスト」「進行中」商談を見比べやすく）

営業マネージャー業務において商談全体の把握は重要ですが、各フェーズで確認したい項目は様々です。

例えば….

• 「成立商談」の売上確定額
• 「ロスト商談」がロストになってしまった経緯
• 「現在進行中の商談」の進捗状況や売上予測

など、フェーズごとの情報を常に比較しながらチェックすることが多いのではないでしょうか？そんな時は、Mashmatrix Sheetのビュー切り替え機能を使うことで、「成立」「ロスト」「進行中」などの条件でフィルタしたシートを、タブで切り替えて表示できます。Salesforceの標準機能のレポートで出力するより、すばやく欲しいデータを確認できるので、情報を見比べながら状況の分析がしやすくなります。

※Salesforceの欲しいデータに即アクセス！ビュー切り替えを有効化しよう。
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/20200423-view-switch/

④ 現在進行中の大規模案件をフェーズごとに表示する

現在進行中商談の中でも、特に大規模案件の動向は今期の売上予測に影響があるためチェックは欠かせません。「Mashmatrix Sheet」のフィルタ機能、行のグループ化と小計機能を利用すれば、気になる大規模案件をフェーズごとにグルーピングして、小計を表示できるので便利です。

大規模案件の中でも優先すべきものを見つけやすくなり、各フェーズの件数と小計をチェックできることで、今後の活動の戦略を立てやすくなります。

※Salesforceデータをグルーピングして集計！ 「行のグループ化と小計表示」の使い方
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/usecase/group_raw_and_tally_usecase/

⑤ 案件確認＋関連情報（取引先詳細情報、フェーズ変更履歴、商品）の確認

Salesforce上で案件を確認するとき、案件に関連する（紐づいている）情報がまとめて確認できたら便利なのに….と思ったことはありませんか？Salesforce標準機能の場合、案件に関連するデータを一画面で見るのは難しく、必要なデータを見るために画面遷移を何回も繰り返す必要があり、あまり効率的とは言えません。

Mashmatrix Sheetの『連動シート』機能を利用すれば、「①商談（案件）」「②フェーズの履歴」「③商品」など別オブジェクトに格納されている関連データを、一画面上に連動表示できます。つまり、レコードに紐づいたデータを、芋づる式に根こそぎ一画面上に表示できるのです。

また、『カード型シート』機能を組み合わせることで「④取引先詳細情報」（今回の例では「取引先名」「取引先業種」「年間売上」「会社概要」）も同じ画面上に表示できます。

これにより、案件の全体像を把握しやすくなり、営業活動を行うための重要なデータを抜け漏れなく確認できます。また、営業マネージャーは商談情報を確認するために、いちいち担当者に連絡を取る必要はなくなり、スムーズな状況把握が可能になります。

⑥ 次回の活動予定の確認（活動予定日の未入力・超過はアラート）

案件管理を行う上で、顧客へのアポイントメントの管理は重要なタスクの１つです。タイミングよく次回の接点（活動）を予定しニーズを汲み取ることで、顧客からの信頼度が上がります。

しかし、営業担当者が多くの案件を抱えている場合、次回の活動の予定を入力したか分からなくなってしまったり、Salesforceへの入力を後回しにしてそのまま忘れてしまうことがあります。また、マネージャーが次回の活動予定を把握するために、各案件のレコードを一件一件開いて詳細を確認するのは、手間がかかりますよね。

そんな時は、Mashmatrix Sheetの『シート内数式列』と『書式設定』の組み合わせがオススメ。案件一覧に「次回活動予定日」を表示させることで、営業担当者は入力漏れや活動予定の組み忘れに気付きやすくなります。また、マネージャーの作業負荷も軽減され、すばやいフォローアップが可能になります。

（今回の例では、シート内数式列を使い『行動』『ToDo』シートにある未完了の活動の日付をVLOOKUP関数を用いて「案件」シートに表示させています。）

また、次回活動予定が入っていないもの、活動予定日を過ぎているものに対しては、『書式設定』を組み、色を付けアラートを出し注意喚起を促すこともできます。

⑦ フェーズ滞在日数が一定期間を過ぎた場合はアラート、ToDo一括作成

進捗管理において正確なフェーズを把握することは重要です。大まかな状況の分類だけではなく、フェーズの滞在日数もSalesforce上で管理している方もいるのではないでしょうか？滞在日数が長くなっている案件は、すばやく発見し、情報を共有、そして適切なフォローアップが必要です。

Mashmatrix Sheetを利用すれば、フェーズ滞在日数が超過しているレコード（今回の例では30日以上）に対して、一括で『新規ToDo』を作成できるので、営業マネージャーはすばやいフォローアップが可能です。該当する複数のレコードを選択し、画面右下の「新規ToDo」ボタン（上画像右下赤枠）をクリックすると、ToDoの内容を入力する画面が表示されます。

（※今回の例では、フェーズ滞在日数が30日以上のものに対して「条件付き書式設定」を組み、赤色のアラートを表示させています。）

案件全体を一覧画面で把握しながら、気になる案件に対して画面遷移せずスムーズに対応できるので、とても効率的です！

⑧ 担当者ごとの案件状況・パフォーマンスの確認

営業チームをマネジメントする際、営業担当者が抱えている商談をすばやく確認できれば便利ですよね。

Mashmatrix Sheet の『行のグループ化と小計表示』機能を使うことで、担当者ごとに案件をグループ化して一覧で表示できます。また「商談件数」や「商談金額の集計値」も表示できるので、担当者がそれぞれどのくらい商談を持ち、ポテンシャルがあるのかをマネージャーが把握しやすくなります。もし、案件数が足りなければ新規発掘に力をいれるようにメンバーに促すなど、次のアクションへ繋げられます。

※Salesforceデータをグルーピングして集計！ 「行のグループ化と小計表示」の使い方
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/usecase/group_raw_and_tally_usecase/
※Salesforceでの商談把握や売上予測に役立つ！「行のグループ化と小計表示」の活用ユースケース
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/usecase/group_raw_and_tally_usecase/

4. まとめ

本来の営業活動に注力するためにも、Salesforceでの案件管理業務はすばやく行いたいものです。今回「Mashmatrix Sheet」を使ったユースケースを4つご紹介しましたが、限られた時間の中で効率良く進捗管理をするためのアイディアはたくさんあります。『Salesforceを利用しているけど、なかなか効果的に業務改善できない』…という時は、ぜひ「Mashmatrix Sheet」をお試しください！

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