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プロフェッショナルSalesforce導入コンサルタント 山口 純平の視点
こんにちは。皆さん、Salesforceを日々活用されていますか?
Salesforceユーザーの方々にそう質問してみますと、『色々と使いこなしていきたいんだけど、なかなか使いきれていません。営業の見える化や、業務の効率化を目指して導入したんですが、特に入力がはかどらないです。管理するためには、これら多くの項目が必要なのはわかるのですが、取引先ごと、商談ごとに項目を入力していく為、営業先、案件数が多いと、どうしても時間がかかってしまいます。』と言うような答えがよく返ってきます。
そうですね、手軽に管理項目・入力項目を設定できるのがSalesforceの大きなメリットの一つです。取引先ごと、商談ごと細かく項目を設定し、詳細なデータを元に分析・把握することができますし、入力したデータをビューやレポート、ダッシュボードで一覧するには適したツールです。しかし、入力を一括で行なうには、残念ながら標準機能では少し不足しております。
勿論、データローダーと言う無料のデータ入力・出力のツールもあり、システム管理者様はこれを日々活用されていることと思います。とは言え、全て英語であったり、日付や数値項目に色々と配慮することが必要なため、管理者以外のユーザー様には少しハードルが高かったりします。また最近は、データインポートウィザードが進化してきており、色々なデータが出し入れし易くはなっております。その結果以前よりはデータを外部(基本的にはEXCELで入力)にて作成すれば、扱えるようにはなっております。
とは言え、EXCEL等へデータを出し入れするのではなく、Salesforceの中だけで、完結する方法が無いのでしょうか。それもEXCELライクな操作方法で行なえれば最高だと思われるユーザー様も多くおられるのではないでしょうか。
はい、それあります。実はあるんです。Mashmatrix社のSheetを使えば、その課題が解決できるわけです。
セールスフォースのビュー・レポートとは
そもそも、セールスフォースの標準機能であるビュー、レポートとは何でしょうか。まずはビューについて説明していきます。
セールスフォースはオブジェクトごとにホーム画面があり、上部のタブをクリックすると、それぞれのオブジェクトのホーム画面に飛びます。その際に表示されるのが、ビューとなります。左上のビューを切り替えることにより、事前に設定した条件で、そのオブジェクトが絞り込まれて、一覧で表示されるわけです。例えば、所有している取引先一覧とか、東京都の取引先とか、1か月間活動のない商談とか、ある条件で絞られます。これらの条件は任意に変更が出来ますし、またその際に表示される項目も任意に変更できます。条件も複数設定できますので、大量のデータから絞り込むには、非常に優れております。
また、それぞれのデータを左端の編集ボタンを押し、編集画面に移動し編集するだけでなく、この画面上でダブルクリックするにより、一項目ごと他と較べながら更新し、最終保存をする事が出来ます。その際に、レコードタイプが設定されている場合は、一つのレコードタイプで絞り込まないと出来ない等、少し制限はありますがある程度のことは編集できます。ただ、複数オブジェクトにまたがっての表示を残念ながら出来ません。
そこで、もう一つの機能、レポートの登場です。こちらは、ビューでは出来なかった複数オブジェクトの項目をピックアップし、一行で表示し一覧性を高めることが出来ます。ただ、編集そのものに関しては、それぞれの項目に移動し、オブジェクト単位で編集しなくてはいけません。つまり、こちらは編集と言うより、グラフを含めて視認性を高めることが主眼となっています。それぞれの機能にはいい点も多数あるのですが、視認性と編集性の両方を兼ね揃えてはおらず、少し残念な部分があります。
ビュー・レポートと、Mashmatrix Sheetの違い
そして、Mashmatrix のSheetでは、その二つのいいとこどりプラスEXCELライクな操作性で、編集作業がぐっと楽にできるようになっております。ちなみに、画面はこんな感じです。
ビューの画面をベースに、レポートの階層表現、操作面についてはEXCELのエッセンスを付加しております。パッと見は、ビューに似ていることと思われます。ただ似ているのは見た目だけ。実はドラッグアンドドロップで柔軟に縦列を移動させることが出来ます。例えば、電話番号の項目はもっと左側に表示したいと思った場合、上部の取引先電話をドラッグアンドドロップで簡単に左にずらすことが出来ます。勿論不要になれば、項目名の横の下三角をクリックし、削除を選択すれば、表示項目から無くなります。
何より一番ビューと異なり、EXCELライクな部分は、表示内容をコピーする場合です。コピーをしたい項目上でCtrl+C、コピーしたい部分の上でCtrl+Vをすれば、まさにEXCELと同様にコピーアンドペーストが出来ます。勿論セルごとではなく、複数セルを選択し、ペーストすることも可能です。まさに、EXCELでしょ。尚、最後に右下の保存ボタンを押すことをお忘れなく。
更に、セルごとに書式を設定することが出来ます。項目名の右の下三角をクリック、プルダウンメニューから「設定」を選択。「列の設定変更」のウインドゥが立ち上がるので、上部の「書式設定」タブをクリック。
今回は1000億以上の年間売上の場合、赤文字で表示しようと考えているので、「条件付き書式の追加」をクリックし、値が「以下の数値の範囲である」を選択。そうすると、数値を入力する欄が出てくるので、そこでしきい値を設定。また、1000億以上の場合に赤字なので、下段の色と言うところを赤字に変更。
そうすると、次のように条件に合致した項目が赤字に変更されたことが見て取れると思います。
勿論、条件としては数値だけでなく、テキストでも可能です。次の様に取引先種別を項目ごとで表示内容を変更してみます。その際に文字や背景の色だけでなく、右の設定の様なアイコンを付与することも可能です。
そうしますと、次のようなカラフルな、EXCELライクの表示が再現できるわけです。
ここまでくると、ビューとはかなり見た目が異なりますね。皆さんも見やすく色々な書式設定を試みてもらえれば幸いです。尚、更に書式設定だけでなく、ビューと同様にデータを絞り込むことも可能です。項目の右側の下三角からフィルタを選択してください。そうしますと、「フィルタの設定」と言うウィンドゥが立ち上がるので条件を設定してください。今回は東京都だけの取引先に絞り込むために設定しました。そうしますと、次のような図となります。
更に複数オブジェクトを1行で表示させる
今までの話は1オブジェクトだけの話ですが、複数オブジェクトに渡ってデータを取りこみ、レポートの様に一行に表示させることが可能です。では、その設定方法を解説していきます。画面右上のプラスを押してみると、新しいシートを作成ウインドゥが立ち上がります。今回は取引先と取引先責任者を一行に表示させてみましょう。その際は子供となるオブジェクト、つまり取引先責任者を選択します。
そうしますと、幾つかの項目が自動で選択されて新たなシートが出来上がります。
では、ここに取引先にしか項目がないものを設定し、一行で表示してみましょう。任意の項目名の右の下三角をクリック、プルダウンメニューから「列を追加」を選択すると「追加列の選択」ウインドゥが立ち上がります。ここで、表示されているのは、取引先責任者の項目になります。更にフォルダのアイコンが左についているものは関連オブジェクトであり、更に深くデータを読み込むことが可能です。そう、レポート作成時の左側のファルダ表示と似たようなものと思っていただければ幸いです。今回は「取引先」をクリックすると、その先の階層の項目が表示されます。そこから、任意に表示したい項目を選択します。
そうしますと、次のような表示となり、取引先責任者と取引先の項目が一行で表示される状態になります。
こうなると、色々とデータを分析し、編集がし易くなることが理解してただけることと思います。今回は以上となりますが、次回は実務でどう活用していくのがいいかを事例を交えながらご説明していきます。次回もご期待くださいませ。
【執筆者】
Mashmatrix Sheet 導入・活用支援パートナー
株式会社ギミックプロジェクト 山口 純平
ハウスメーカーにて商品企画、経営コンサルティング会社にて経営・営業支援、設計事務所にて営業マネージャー、新事業企画責任者を経て、クラウドコンピューティングの定着支援を専門に行なう株式会社ギミックプロジェクトを2013年に設立。エンドユーザーとしてクラウドを活用していた身として、その時と変わらないユーザー目線で様々な活用方法のご支援を行なう。
