導入事例

スタッフがデータを入力してくれない状態が続いていました

- 御社の事業について教えて下さい

弊社は、タイやインドネシアの方を対象に、日本への留学サポートや留学情報の提供、留学した学生に対しては就職サポートを行っています。日本留学支援の一環として、2002年からはタイで「日本留学フェア」、2015年からは来場者が7万人を超える「バンコク日本博」というイベントを開催しています。最近ではサイクリング等の目的特化型日本旅行事業を開始しました。また、タイ国内で日本語学校の運営や日本国内にある日本語学校・専門学校・大学の広報活動を行っているなど幅広い事業を行っております。

留学生の交流と企業進出の両方が活発になり、それによって「東南アジアの人たちともっと仲良くなる社会」の実現を目指して日々取り組んでいます。

- 「Mashmatrix Sheet」の 導入の経緯について教えて下さい

かなり前よりSalesforceを導入していたのですが、Salesforceの性質上1つ1つのレコードを開かないと情報を更新できないこともあり、スタッフがデータを入力してくれない状態が長い間続いていました。スタッフにもっと入力してもらうためには、Excelのような形で入力できる方が良いだろう....と考えていたところ、ちょうど英語版のAppExchangeサイトでMashmatrix Sheetに出会い、Excelのように使えるということができる！ということで導入することにしました。
その時すでにSalesforceを導入して10年ほど経っていたのですが、それまではスタッフがSalesforceを使ってくれずに、Excelでデータを管理してしまっていた状態でしたね。Mashmatrix Sheetを導入したことで、ようやくSalesforceにデータを入力してくれるようになりました！

Excelのような画面のおかげでスタッフみんなが利用できています

- 御社の業務内容において特徴的に「Mashmatrix Sheet」が使われているところを教えて下さい

１つ目は留学エージェントの部門で使っています。
商談のステージごとにシートを用意し、各ステージの必須項目に入力が完了したら、次のステージのシートに移る、という流れで進捗のステータス管理にMashmatrix Sheetを使っています。

Salesforceの画面では、スタッフのみんながなかなか入力してくれないのですが、Mashmatrix SheetのExcelのような画面のおかげでみんなが利用できています。また、Mashmatrix SheetのシートをSalesforce Lighting Experienceの画面に埋め込んで使っているので画面遷移も大幅に減って、入力もスムーズになりましたので、スタッフからも好評です。

また、私個人で使っている部分ですが、過去に開催した展示会のリストに「出展者リスト」や「各ブースへの来場者」情報を紐づけて、関連している情報を一画面ですぐ確認できるようにしています。

作業負荷を減らすことで、少人数のスタッフでも200件のアポイント業務が短時間で完了！

２つ目は、日本への留学希望者と日本語学校が面談する際のスケジューリングに活用しています。
Mashmatrix Sheetの連動シート機能を使って、「留学希望者の情報（キャンペーン、リード）」と「日本語学校の情報」「面談時間のスロット（時間枠）」の各オブジェクトを一画面に表示し、画面を見ながら留学希望者に電話でアポイントを取ります。電話をしながらその場で面談のスケジュールを調整し、スロットへの入力、保存までの流れを画面遷移なくスムーズに行えるようになりました。

今までは、各レコードのページに毎回遷移し、一件一件確認してから架電、入力する必要があったので非常に煩雑でした。2、3人のスタッフで200件のアポイントを取る必要があったので、一件一件作業するのでは作業負荷が高すぎる...と感じていましたが、Mashmatrix Sheetのおかげで作業がとても楽になり、結果的に少人数でのスタッフでも無事に作業が完了しました。

３つ目としては、タイの日本語学校で学生の情報管理に利用しています。
各クラス・学生ごとにテストの点数、授業の出欠状況、授業内容のレポートなどを教師がシートに直接入力し、入力された情報を元に出席率や試験の正解率を算出し、シートに表示しています。また、学期末の成績が一定より高い場合には次回のコースが割引になる仕組みがあるので、日本語学校のスタッフは学生が割引の対象になるかをシートを見て確認しているんです。
こちらでもSalesforceの画面にMashmatrix Sheetのシートを埋め込んで利用しています。

深い階層構造になっているオブジェクトを、一画面に表示して編集できるのが便利

- 「Mashmatrix Sheet」を使ってみて、特に優れていると思った点はありますか？

連動シート機能が良いですね！例えば「キャンペーン」と「関連する商談」のように、深い階層構造になっているオブジェクトでも、一画面に表示して項目を編集できるのはとても便利だと思います。
あとは、SalesforceのLightning画面にシートを埋め込んで利用できるのも便利です。現場のスタッフが、その時に確認すべきシートをパッとすぐに見られて編集できるので作業がスムーズになりました。

- 今後の「Mashmatrix Sheet」の活用方法について、考えていることはありますか？

今後の活用方法というわけではないのですが、Salesforce管理者の私個人としては、どうしてもデータが未整理になってしまうことが多いので、データのメンテナンスをする時によく利用しています。一括更新できるのは、非常に効率的ですね！

Salesforceをどうしても使ってくれないと困っている場合、その突破口になります

- 最後に、Salesforceユーザーの方へ「Mashmatrix Sheet」のおすすめポイントを教えてください

Mashmatrix Sheetは、Salesforceだけでは足りていない部分を補ってくれる存在です。スタッフのみんながSalesforceをどうしても使ってくれないと困っている場合はその突破口になると思います。
馴染みのあるExcelのように操作できて、しかもExcelでは各個人でバラバラに管理するようになってしまうデータも、Salesforce上で一元管理ができるのですごくオススメです！

- どうもありがとうございました！