導入事例

事例紹介インタビュー | 株式会社ネクスウェイ

情報の入力漏れが減少。インサイドセールスの為の効果的なデータの活用、分析に成功。

インサイドセールス支援事業部 伊藤 由希様 / 経営企画本部 事業統括室 酒井 愛 様

導入前の課題

  • インサイドセールスの為のリスト作成や、進捗状況の確認の効率化が求められていた。
  • レポートの作成はシステム管理者に依頼しており、依頼が集中すると時間が大幅にかかっていた。
  • Salesforceに商談の状況や結果が入力されていない。また、入力漏れに気付きにくかった。
  • システム管理者がデータメンテナンスを行う際、手間がかかっていた。

導入効果

  • リスト作成、進捗状況の確認が効率的になった。
  • レポートを作成しなくても情報を自分で取得できるように。システム管理者への問い合わせ、負担が減った。
  • 一覧画面から直接編集できることで入力漏れが減り、結果的にデータの活用が進んだ。
  • 一括編集などで効率的に作業が可能になり、時間も短縮された。

- 御社の事業について教えて下さい

伊藤(インサイドセールス事業の営業チームリーダー): 弊社は、元々リクルートの事業部(1988年から)から発足し、2004年に株式会社ネクスウェイとして分社しました。 その後TISインテックの傘下となり、今年で16期目を迎えます。 現在、約10,000法人のお客様に向け、営業・販促のコミュニケーションのご支援をさせて頂いております。

我々の部門としては、インサイドセールス事業を行っており、BPO(Business Process Outsourcing) のご提供をしております。

概要としては、まずお客様(主にITの関連企業様)から頂いたリードやリストに対し、電話、Web会議、メール、MAなどを利用し、商談を作ります。 その後、フィールドセールス担当者に商談をお戻しする際に、「提案」というフェーズから営業活動に入って頂けるようにしております。 営業支援の効率化、生産性の向上をご支援させて頂いております。

- Mashmatrix「Sheet」の 導入の経緯について教えて下さい

酒井(インサイドセールスチームのシステム運用を担当): 元々、コール専用のCTIを使ってインサイドセールス業務を行なっていましたが、これからの事業の拡大を踏まえ、新しい基盤を作るプロジェクトが立ち上がりました。 ただコールでアプローチするだけではなく、マルチメディアでアプローチするためのツールを、Salesforceを活用して構築することになりました。

しかしながら、Salesforceのデータを一覧で出して利用するには、レポート等の知識が必要となります。 インサイドセールス担当が毎回レポートを使って作業を行うのは手間がかかり厳しいのでは...という声が出ていました。 ですので、いかに簡単にお客様情報を一覧化し、企業の規模やアプローチ履歴などを楽に引き出せるようなツールはないかと探してみたところ、Mashmatrix「Sheet」に出会いました。

実は、社内の別の部署で既に「Sheet」を利用しており、新プラットフォームの企画担当をしていた先輩が画面を見せてもらったところ、Excelライクで使い勝手が良さそうな印象を受けということで、導入いたしました。

- 御社の業務内容において特徴的にMashmatrix「Sheet」が使われているところを教えて下さい

伊藤: まず、インサイドセールスのアプローチリストとして利用しています。 通常はコールのリストを用いて順番に何度か電話をかけるのですが、弊社の場合は「ナーチャリング」のように、商談をあたため育てていき最終的に提案可能なレベルまでもっていきます。お客様に継続的なアプローチすることで、商談を作っていくというプロセスを踏みます。 ですので、セグメントや分析軸、お客様の傾向に対して、どのようにアプローチするか施策を立て、それぞれのリストを作っておく必要があります。 このリストを作っていく際や、作ったリストの進捗を自分で見ながら進めていく時に「Sheet」を使っていますが、簡単にできるので非常に役立っています。 とにかく毎日「Salesforceを開いたら「Sheet」をまず見て!」と指示しているんですよ。

酒井: インサイドセールスの担当者が、一番最初に開く画面が「Sheet」になってますしね。 「Sheet」を開いて今日何するか、どこからアプローチするかを決めてもらっています。 あと、担当する人が増えた時にアカウント発行するのも「Sheet」からですね。

伊藤: 朝会社に来たら「今日電話をかける再コールのリスト」を確認します。あと、施策の管理はキャンペーンで行っているので、キャンペーンごとにシートを作成してリストで管理しています。

酒井: あとは活動の状況を見るために、「Sheet」でToDoを担当チームのメンバーでフィルタリングし、その日のコール件数やお客様の様子などの活動内容のメモを確認しています。 またリーダーは活動の進捗管理にも活用しているのですが、エスカレーションがあった時にメモの確認が簡単にでき、詳細のリンクにもすぐ飛べるので便利です。

伊藤: レポートははじめにレポートタイプを間違ってしまうと、作りたいものが作れないので、Salesforceに慣れていない人がレポートを作成しようとすると、時間がかかってしまいます。 ですので、営業などシステムには近くない人が「Sheet」を利用するのは、非常に適していますし、覚えやすいです。

見込み顧客へのリスト管理をベースとして利用していますが、他にも毎週の営業チームの進捗管理や対策を話し合うときに「Sheet」をレポート代わりに使っています。 商談の取引先ごとのBANT管理や活動状況を入力し、それに対してのアプローチ方法を会議で決め、そのまま「Sheet」に書き込んでいます。 「いつまでに何をやるか」ということが、画面1つで完結できるので、レポートをあまり使わなくなりましたね。 状況を俯瞰した報告、次の作戦を決めて記録するというところで「Sheet」がとても役立っています。

また、営業メンバーが商談の結果を入力しないというケースがあるので、「Sheet」を使い一覧画面で入力させることで面倒をなくし、入力漏れを減らしています。 レポートは一覧で見られるけど編集はできないので、時間のない営業メンバーにとってそのひと手間がとても面倒です。 インサイドセールスの特性上何よりデータありきですし、データがないと何にもできないので、いかに実際に使うメンバーが情報の入力を面倒だと感じずに入力できるかがとても大切だと思っています。

酒井: 「Sheet」は一覧で簡単に入力もでき、リンクを辿れば詳細情報も見られるので本当に楽ですね。 一覧で見ることで誰が入力してないかがすぐ分かるので、管理側としても便利です。

実は「Sheet」導入前は、レポートの作成をシステム管理者に依頼するようになっていたので、作成依頼が集中すると時間がかかっていました。 またレポートがたくさん作成されて、管理できないことも多かったです。 今では、レポートを作成しなくても見たい情報は自分で取得できますし、一回やり方さえ分かれば自分達で情報を辿れるので、結果的にシステム側への問い合わせも減りました。

伊藤: また来期の計画や方向性を決める際に、分析するための欲しい情報が全然埋まってないときがあります。 その度に毎回情報を埋めさせたり、自分で調べて入力したりしなければなりません。 「Sheet」を使えば、データの入力もしやすく、また入力漏れにも気付きやすいので非常に重宝していますし、もし同じことをレポートでやったらどれだけ時間がかかるか…と考えると気が遠くなります。

酒井: システム側では、データのメンテナンス、データクリーニングにもかなり活用させてもらっています。 システム連携の関係上、必須項目にはできないものもあり、その結果データが入力されない事があります。 その時は、リンクをたどり情報を他から引っ張ってくる等の手作業が必要となってしまうので、いかに簡単に修正し入力できるか、がとても重要となってきます。 システム側としては作業が楽になっています。

- 最後に、Salesforceユーザーの方へ「Sheet」のおすすめポイントを教えてください

伊藤: Salesforceや顧客管理、商談管理は情報がちゃんと入ってない事には、使いようがない道具だと思います。 そういった状況を作らないように、情報が入っていく仕組みとして「Sheet」を活用できる会社はとても多いと思います。 日々情報を入力することが一番ではあるけど、いざという時のセーフティーネット的にも、一括で入力できるのは現場として非常にやりやすいです。 実務を担当する人が、情報を入力しやすい仕組みになっているのが、良いと思います。

酒井: Salesforceを使っている会社はすごく多いと思うのですが、どの会社のシステム運用者も、まず1回使ってみればどんなに便利か分かると思います。 どの組織の人でも、使い込んでいる人ほど必要性を実感すると思います。

ちょっとしたデータのメンテナンスって本当に頻繁に起こるのですが、「Sheet」を使う事でレポートにしなくてもキャンペーンに一括で登録できたり、 欲しいデータを一気にダウンロードしてエクセル化が出来たりと、とにかく便利です。 1回試してみると、システム管理者としては手放せなくなると思います!

伊藤: Salesforceは導入してから定着化させるプロセスが重要で、「言っても言っても入力されない」という壁があると思うんです。 ですので、個人的にはSalesforceを入れるなら最初から「Sheet」を入れてもいいのではないかと思っています。 弊社では現場のメンバーに使い方を説明しなくても浸透していましたし。 リテラシー関係なく誰でも出来ちゃうというのが良いですね!

会社名称: 株式会社ネクスウェイ

URL: https://www.nexway.co.jp/

事業内容: 情報通信提供サービス事業

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