「Salesforceを使用していますが、自動で顧客のレポートをエクスポートしたり、スケジューリングや値の条件設定を行う方法を簡単に理解できないですか？」こんな疑問を持つ人は多いのではないでしょうか。Salesforceとは、世界NO,1を誇るCRMツールの一つで、企業でマーケティングをする上では欠かせない顧客情報を管理できるツールです。
しかし、Salesforceを100%使用できる人は少ないのではないでしょうか。Salesforceは多数の機能を持つツールです。自動でお客様情報などのレポートをエクスポートし、最新の情報を得ることもできます。また、曜日や値の条件設定をすることで、Excelなどのシートを見やすくすることも可能です。
本記事ではレポートを自動でエクスポートし、スケジューリングや値の条件設定について解説してきます。
Salesforceとは？300文字で簡単に解説
Salesforceを知らない人のためにも、少しだけ解説していきます。Salesforceとは世界NO.1を誇るCRM（Customer Relationship Management）ツールです。Salesforceを導入すると、以下のことが可能となります。
- 顧客の情報を各部署で一元化できる
- 各部署との連携がスピーディーになる
- 顧客の最新の情報を得ることができる
- 顧客のニーズを把握し、懸念事項に対して即座に対応できる
- あらゆるタスクを自動化することができる
このように、Salesforceはビジネス面において、さまざまなことで役に立つツールです。タスクの自動化など、ツールが自動的に行ってくれるので人の手がいらなくなります。
次の章ではそのSalesforeceの自動化について、解説していきます。
Salesforceのレポートを自動でエクスポートする方法
Salesforceでレポートを自動でエクスポートする方法の設定を解説していきます。Salesforceで自動化するには下記4つの条件が必要になります。
- レポートの作成
- レポートの作成後のCSVファイルを受信
- 曜日、数値形式の条件設定を行い、自動でレポートを受信
- レポートの条件が満たされたときに自動でレポートを受信
上記4つを設定することで、Salesforceを使用し、自動でレポートをエクスポートすることが可能になります。また、曜日やファイルを指定することも可能です。画像付きでひとつひとつ解説していきます。
その①：レポートの作成
レポートは商談がきちんと進んでいるか確認したり、売り上げが目標達成しそうかチェックできます。
Salesforceは、議事録や自動でお客様の情報をデータベースから分析し、レポートとして残してくれます。また、全ての部署がわかるように、分析することも可能です。
では、どのようにレポートを作成すればいいのか画像付きで説明していきます。
①Salesforceにログイン後、この画面から作業が始まりますので、この画面から説明していきます。
②レポートタブをクリックします。
③新規レポートをクリックします。
④レポートタイプを選択しましょう。例えば、商談であれば、商談を選択。レポートであれば、管理レポートやその他のレポート選択していきましょう。
選択が終われば、右下にある、続行をクリックしましょう。
⑤下記の画面になるので、ここでレポートを作成します。
⑥レポートが完成したら、保存&実行ボタンを押しましょう。
⑦レポートを保存しましょう。入力する項目はレポート名、レポートの一意の名前、レポートの説明、そしてフォルダを選択という順番です。
入力が終了したら、保存をクリックしましょう。これでレポートの作成は完了です。
以上がレポートの作成になります。レポートがSalesforceに蓄積され、今後の営業やマーケティング戦略に役立つということになります。また、これらの情報からお客様のニーズや懸念事項がわかるので、顧客を分析する上ではレポートは欠かせない材料です。
その②レポートの作成後のcsvファイルを受信
レポート作成後、Salesforce内でExcelやcsvファイルとして保存されます。お客様との商談や打ち合わせなどで、データが欲しい場合は、csvファイルかExcelファイルをダウンロードするだけです。
ではどのようにすればいいのか、こちらも画像付きで解説していきます。
①最初の画面に戻り、再びレポートタブをクリックしましょう。
②レポート名に先ほど作成したレポートが表示されます（画面のレポートは仮）。レポートの1番右横にボタンがあるので、そこをクリックしましょう。
③クリックすると下記のように表示されるので、その中で「エクスポート」ボタンをクリックしましょう。
④エクスポートボタンを押すと、下記の画面になります。詳細のみを選択し、csv形式でダウンロードしたいのであればcsvを選びましょう（Excelでもエクスポート可能です）。文字コードは日本語（windows）を選択しましょう。選択が終わりましたら、エクスポートボタンをクリックです。作業後、PCにファイルが保存されてエクスポート作業終了となります。
以上がレポートをcsv化し受信する方法となります。Excelでも対応できますので、Excel形式で加工などしたい場合は、Excelで保存することをおすすめします。
csvであれば、そのまま別のICTツールなどを使って、そのまま使用できる可能性もあるでしょう。
次の章ではレポートの自動化について解説していきます。
その③スケジューリングを行い、自動でレポートを受信
レポートなどのデータを曜日、時間などのスケジュール設定を行い、自動で受信することもできます。
- 手動ではなく自動でレポートを取得したい
- スケジューリング、時間を設定したい
- チームでレポートを共有したい
上記のように、レポートのエクスポートを自動化するのは非常にメリットがあります。下記で解説するのでぜひ参考にしてください。
①最初の画面に戻り、レポートをクリックしましょう。
②レポート画面の1番右の↓ボタンを再度クリックしましょう
③登録ボタンをクリックします。
④登録の編集という画面になるので、この画面でエクスポートのスケジューリング、時間設定が可能となります。
例：毎週月曜日AM8:00に受信したい場合は、「毎週」「月」「8:00」と選択しましょう。
⑤レポートの受信者を複数にしたい場合は、メール受信者の編集をクリックしましょう。メール受信者を編集の欄で、他メンバーのメールアドレスを入力したら自動でレポートを受信できます。設定が完了したら、右下にある保存ボタンを押します。保存後、自動でレポートが各メンバーに送られてきます。
以上が、Salesforceにてレポートを自動でエクスポートする方法です。上記方法で設定を行えば、決められた週の決められた時間にレポートが各メンバーに届くようになります。しかし、レポートをひとつひとつ送られても大量のメールやファイルに埋め尽くされて分からなくなることもあるのではないでしょうか。特にcsvファイルやExcelファイルは溜まってしまうと、どこに保存したのか分からなくなります。
ではどのようにしたら良いのでしょうか？この問題は登録の編集画面で条件をレポートに追加することで解決できます。
その④レポートの条件が満たされたときに自動でレポートを受信
レポートに条件を加えることで、その条件が満たされた時に各メンバーにレポートとして通知される設定も可能です。この設定を行えば、大量のcsvやExcelファイルが来ることなく、ある一定のデータが溜まった際にメールが送られるシステムになります。
下記で画像付きで解説していきます。
①レポートの登録の編集画面を開き、「条件をこのレポートに追加」にチェックをつけましょう。選択するのは下記の3つです。
- 集計（レコード件数）
- 演算子
- 値
集計（レコード件数）はレポート内に表示されるレコードの数です。ここではレコード件数を選択します。下記の表の場合、レコード件数が次の値と一致するかしないかという選択になります。
そして最後に選ぶのが値です。下記の表で見ると100と入力されています。つまり、この条件はレコード件数が100に到達したら、サマリー＋レポートで各メンバーにメールが送信されるということです。演算子では他にも「それ以上」「それ以下」など様々な設定できるので、ぜひ試してみましょう。
設定終了後、保存ボタンを押します。これで設定は完了です。
上記で4つの方法を解説してきました。もう一度、おさらいをしていきましょう。
- レポートの作成
- レポートの作成後のCSVファイルを受信
- 曜日、数値形式の条件設定を行い、自動でレポートを受信
- レポートの条件が満たされたときに自動でレポートを受信
以上が、Salesforceにて、レポートを自動でエクスポートする方法となります。
【参考記事】
SalesforceとExcelのイイとこ取りブログでは、Salesforceの業務を効率化するノウハウをご紹介しています。
- 日付・数値形式の書式を設定して、SalesforceにExcelデータを加工なしでインポートしよう！
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/formatting/
- Salesforceの承認申請は「一括承認アクション」で！溜まった承認申請は一括処理しよう
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/20210225_bulk_approve_action/
- Salesforceのフローをシート上で一括処理！「フロー呼び出しボタン」を配置して業務フローを効率化しよう
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/20200924_startflow/
まとめ
Salesforceは世界NO,1を誇るCRMツールの一つで、より良いマーケティングを行う上では欠かせない顧客情報を管理できるツールです。Salesforceを使いこなせば、顧客の悩みや懸念はもちろん、自社に何が必要なのか・足りていないのかもいち早く察知できるようになるでしょう。
Salesforceのレポートはまさに、企業にとって顧客と企業を結びつける重要なツールであることは間違いありません。自動化することで、Salesforceもますます使いやすくなるでしょう。自動化だけでなく、Salesforceは他にも機能は充実しています。
ぜひともSalesforceを使いこなし、顧客、そして自社の発展に役立ててください。
【執筆者】
田中奈穂子
https://nakochi.work/
FinTech上場企業でSalesforceを中心としたビジネス基盤の構築を担当後、さまざまなSalesforce導入企業で導入支援・定着化を行う。Salesforce上級認定アドミニストレーター。
