[Salesforce]データインポートウィザードで効率的に作業しよう |

[Salesforce]データインポートウィザードで効率的に作業しよう

Salesforceにはインポートウィザードとデータローダ2つのインポート方法があります。本記事では、Salesforceの上級アドミンである筆者が、インポート方法のひとつであるデータインポートウィザードの使い方について説明します。

一般的な営業担当ユーザがSalesforceへデータを入力する際、多くの場合でSalesforceの画面内にある各項目へ順次入力し情報を蓄積しています。

しかし、「Salesforceへ入力する項目が多い」「複数のデータを順番に入力していくのは面倒」と感じる人が多いのも事実です。それに加えて、オブジェクトをまたいで項目を入力しようと考えているときに、Salesforceは画面遷移の動作がやや重いため、時間がかかってしまいます。

また、「社内でSalesforce以外のシステムも並行で運用しており、そのデータを一括で入力したり項目の一部を更新したい」「エクセルで入力作業を行なったデータをSalesforceでも見たい」という需要も多くあります。

本記事では、一括での入力更新に利用できる「データローダ」と「データインポートウィザード」の2つのインポートツールのうち、「インポートウィザード」の基本的な利用方法を紹介していきます。

データインポートウィザードとは

データインポートウィザードとは、手持ちのデータをSalesforceのシステム内へ取り込む操作を行うインポート機能のことです。Salesforceの[設定]から行うため、利用しているPCやブラウザ側で別途設定は不要で容易に利用可能という利点があります。

その一方で、この機能を利用可能なのは以下に限られます。

  • 取引先・取引先責任者等の、あらかじめSalesforceが持つ標準オブジェクトの一部
    • 取引先と取引先責任者、リード、キャンペーン、ソリューション
  • 独自に作成したカスタムオブジェクト

もしあなたが商談オブジェクトやケースオブジェクトのデータを一括入力・更新したい場合には、データインポートウィザードではなく、Salesforceが用意している「データローダ」というツールを利用する必要があります。

データインポートウィザードでできること

データインポートウィザードでは、その名の通りデータをインポートすることができます。

インポートウィザードは、データローダと違い、システム管理者でも標準ユーザでも使用できます。標準ユーザが使用する場合のデフォルト設定では「自分が所有者となる取引先と取引先責任者のインポート」に限定されますが、カスタムプロファイルや権限セットの付与によって、リードやカスタムオブジェクトのインポートも可能になります。

また、取引先と取引先責任者に限っては、単一の Excel CSV ファイルから一回のインポート作業で同時に登録することが可能です。取引先と取引先責任者以外の場合には、オブジェクトが主従関係であってもそれぞれインポートする必要があります。

さらに、取引先の会社名、取引先責任者とリードの名前およびメールアドレスをベースにした重複管理機能が組み込まれています。重複管理を行いたい場合にはデータローダではなく、インポートウィザードを使用しましょう。

データインポートウィザードの使い方

ここではデータインポートウィザードの使い方を解説します。

  1. 外部キーを作成する
  2. CSVファイルを作成する
  3. データインポートウィザードを実行する
  4. 実行結果を確認する
  5. (エラーが発生した場合)エラー内容を確認して修正する

データインポートウィザードはこの5つのステップで活用することができます。

手順1:外部キーを作成する

他のシステム等で同等の情報を管理しているのであれば、外部キーに相当する情報を保持してSalesforceのデータと連携します。例えば、顧客サポートをZendeskで行っていてSalesforceでもその情報を管理したい場合に、Salesforce上に外部キーを設定します。これを設定することで、Salesforce上からZendeskの情報を特定することができます。

もしまだ連携させていないのであれば、例えば以下のような項目をインポート先となるオブジェクトに対して設定します。

外部キー項目を設定したら、Salesforceで保持しているインポート対象となるデータに対して、外部キーの値を順次入力・設定していきます。空欄のままでは対象となるデータを判断できずデータの一括入力しか行うことができません。

手順2:CSVファイルを作成する

CSVファイル内には、前述の外部キー項目値かあるいはSalesforceID項目のどちらかが、各レコードに記載されている形で準備します。

新規でデータをインポートする場合には、IDについて考慮する必要はありません。

手順3:データインポートウィザードを実行する

ここまでの準備が完了後、データインポートウィザードの操作を開始します。

Salesforceへログインを行い、画面右側にある歯車アイコンをクリックし、「設定」をクリックしてください。設定メニュー画面が表示されます。

設定画面内の「データインポートウィザード」を選択すると、データインポートウィザードの起動画面が表示されます。

以下がデータインポートウィザード起動画面です。

画面下にある「ウィザードを起動する」をクリックすると、データインポートウィザードが起動します。

データインポートウィザード画面は、主に3つのメニューから構成されています。

  • インポート先となるオブジェクトの選択メニュー
  • オブジェクトのデータをインポートする際の、各レコードの判定・処理方法
  • オブジェクトへ取り込むCSVデータの設定メニュー

データインポートを行う際、すべてのデータが既存のデータとは異なる新規データなのであれば、「新規レコードを追加」を選びます。通常の運用であれば、大半のケースで「既存データと新規データが混在するデータ」であることが多いです。このような場合を含め、仮に新規データのみの場合であっても問題の無い「新規レコードを追加および既存のレコードを更新」を選択して作業を進めるのが良いです。

選択すると、どのような形式のデータとしてCSVファイルをレコードに取り込むのかの設定画面と、CSVファイルの指定エリアが表示されます。

まず、インポートに利用するCSVファイルを画面右のエリアにドラッグ&ドロップしファイルを指定します。ファイルの文字コードは選択したCSVファイルの文字コード、例えば「Unicode(UTF8)」を選択します。


次に、CSVファイル内のデータを取り込む際どのように処理していくのかを順次設定していきます。

CSVファイルのヘッダー項目をSalesforceの項目名と同じにしておくと、自動でマッチしてくれます。そのため、CSVのヘッダーはSalesforceの項目名と同じにしておくことをおすすめします。

手順4:実行結果を確認する

データインポートウィザードの実行完了後、取り込みが完了したとのメールが実行したユーザのメールアドレス宛に通知されるので、内容を確認してください。

エラーが発生していた場合は、該当するレコードの箇所をエラーの内容にしたがい修正してください。その後インポート成功したレコードをファイルから削除した上で再度データインポートウィザードを操作し一括入力・更新を行います。

データインポートウィザードを使用するときの注意点

データの入力・更新を行うにあたり、まずデータベース操作に共通する以下のような仕組みや条件を念頭に入れておきましょう。

  • Salesforce内でデータを保持する際、各レコードにはユニークコードに相当する項目が必要
  • 一括で入力更新を行うにはCSVファイルが必要
  • CSVファイル内には、前述のユニークコードに相当する項目が必要
  • CSVファイルの1行目には項目名に相当する内容(ヘッダ情報)を記載し、項目名は各列で重複しない

データインポートウィザードを利用してSalesforce内にデータを一括で投入するためには、CSVファイルが必要です。ファイルフォーマットは一般的に用いられている「UTF-8形式」のファイルを準備することをおすすめします。

なお制限事項として、データインポートウィザードでは、異なるレコードタイプのデータが混在する形で利用することはできません。レコードタイプ毎にCSVデータを分け、複数回データインポートウィザードを利用することとなります。

Mashmatrix Sheetで効率的に入力作業を行おう

先ほど解説した通りデータインポートウィザードを活用する場合には、データを適切な形に整形してCSV形式で出力する必要があります。しかし、Mashmatrix Sheetを活用するとExcelやGoogleスプレッドシートなどのデータをデータローダなどの外部ツールを扱わずにデータを一括で入力することができます。

【データローダを使わずにSalesforceに一括登録】
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/20180726-dataloader-1-html/
【データローダを使用する際の注意点と解決法 〜日付編〜】
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/20190509-dataloader2-html/

インサイドセールスやフィールドセールスを行っているのが外部の会社という場合や、マーケティングチームが商談化したリストをエクセルで管理しているという場合にもMashmatrix Sheetが活躍します。

実際にどれくらい簡単なのか動画をご覧ください。

いかがでしょうか?

このようにコピーアンドペーストで作業することができます。これならSalesforce特有の操作・設定を覚える必要がないので誰でも簡単に大量のデータを扱うことができます。

まとめ

本記事ではデータインポートウィザードの活用方法とデータインポートウィザードに取ってかわるツールであるMashmatrix Sheetの紹介をさせていただきました。Salesforceを用いてデータドリブンな営業活動を行うためには大量のデータを扱う場面も出てきます。

インポートウィザードの活用方法を一度覚えてしまえば、大量のデータを短時間でインポートすることができます。しかし、Mashmatrix Sheetを活用すれば数秒で大量データをインポートすることができます。Mashmatrix Sheetを導入して仕事の効率をアップさせましょう。

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【執筆者】

田中奈穂子
https://nakochi.work/
FinTech上場企業でSalesforceを中心としたビジネス基盤の構築を担当後、さまざまなSalesforce導入企業で導入支援・定着化を行う。Salesforce上級認定アドミニストレーター。

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