【こんなことはありませんか？】
- データの入力漏れをなくして、正しい情報を確実に入力できるようにしたい
- データの入力間違いによる、問い合わせや確認作業の時間を減らしたい
【バージョン33.0で追加された機能を使うと…】
- 入力必須の項目が一目でわかりやすくなり、作業がスムーズになる
- 誤入力を防ぐことができ、確認作業や再入力にかかる時間を減らせる
必要な項目が未入力だったり、適切ではない情報が入力されると、データの正確な把握ができず、確認や訂正のやりとりが発生するなど、業務がスムーズに進まないことも多々あります。メンバーも何をどのように入力すべきなのか曖昧で、未入力のままの状態であったり、誤ったデータを入力してしまうこともあるでしょう。
Mashmatrix Sheet 33.0 では、列に対する必須入力の設定やヘルプテキストの表示機能ができるようになりました。本ブログでは、これらの機能の設定方法について詳しくご紹介します。
「列単位の必須入力設定」とは？
列への入力を必須とする機能です。必須列が空欄であれば、そのレコードは保存されず、エラーが表示されます。
この機能を使うことで、ヒューマンエラーによる空欄が発生しなくなります。
設定方法
- 列の「▼」をクリックしてから「設定」を開き、「オプション」タブを開く
- 「値の入力を必須にする」を有効にする
- 「保存」をクリックする
設定が完了すると、列のラベルに必須化されたことを示す「*」が表示されていることを確認してください。
保存する時にその列が空欄であれば、レコードは保存されずにエラーが表示されます。
※注意点
- 列が編集可能ではない場合は、列の詳細設定の「セルを編集可能にする」を有効にしてください
- Salesforceの必須項目設定とは別の独立した機能ですので、両方を個別に設定することになります
- 列を非表示にした場合も、必須入力チェックは有効となります
「ヘルプテキスト」とは？
シートのタイトルおよび列のラベルの横に、詳細情報（ヘルプテキスト）を表示するためのアイコンを追加し、クリック時に任意のテキストを表示することができる機能です。
Salesforce項目に設定されているヘルプテキストは、項目を列としてシートに追加する際、初期値として参照されます。
設定方法
- シート・列の「▼」をクリックしてから設定を開き、「基本情報」（シートの場合は「基本」）タブを開く
- 「ヘッダの詳細設定を表示…」（シートの場合は「タイトルの詳細設定を表示…」）のリンクをクリック
- ヘルプテキストに任意のテキストを入力
- 保存すると、設定したシートのタイトル・列のラベルの横に、アイコン（ℹ️）が表示されます
アイコン（ℹ️）をクリックすると、ヘルプテキストが表示されます。
※注意点
- 列の設定 > 基本情報タブで設定可能な以下の項目については、リリース33.0からヘッダの詳細設定の中に移設されました
・表示ラベルを自動的に項目と同期
・ラベルの折り返しを許可
・ラベルを縦書きで表示する - グループ列、時系列マトリックス列については、上記の設定方法と異なります
まとめ
今回はリリース33.0で追加された新機能のうち、正確な入力をサポートする機能をピックアップしてご紹介しました。設定はカンタンなので、これらの機能を活用して入力ミスを減らし、効率よく正確なデータ入力を実現しましょう。
Mashmatrix Sheet の最新バージョン（Release 33.0）については、リリース資料をご確認ください。
