顧客管理に最適なSalesforceを活用していく中で「データの管理がしづらい」という意見は非常に多いと思います。そして中には「エクスポートは手間がかかるからできるだけ省きたい」という考えもあるのではないでしょうか。
そこで本記事では、このようなデータの管理を効率よく行うことができるツールである「Mashmatrix Sheet」をご紹介します。
目次
ExcelからSalesforceに直接ログイン接続を確立する方法
Salesforceでは、Excelアドインやスプレットシートアドインと呼ばれるツールを活用することで、直接ログイン接続することが可能になります。直接のログイン接続が可能となることで驚くほど簡単にデータ連携ができます。
しかし、以下のページを見るとおり、Connect for OfficeのExcel Add-Inは2019年2月1日に廃止されました。
https://help.salesforce.com/articleView?id=000324525&type=1&mode=1
そこで、代替策として挙げられるアドインがいくつかあるので、次から見ていきましょう。
主なExcel Connectorとなる3つのアドインを比較
ExcelからSalesforceに直接ログイン接続することができるアドイン。その主な代替ツールとして挙げられているアドインは以下の3つです。
・Excel Connector
・Excel Add-In for Salesforce
・Data connector for Salesforce
これらのアドインについて一つずつご紹介していきます。それぞれのアドインを比較しながら順番に見ていきましょう。
Excel Connectorのインストール手順/メリット・デメリット
Excel Connectorは、Office Toolkit v4.0 COM オブジェクトに依存しているExcelアドインの一つです。
インストールはこちらから行います。
ExcelにXLA ファイルをインストールするためには、以下の手順で可能です。
(1)Excel を起動
(2)[ツール] メニュー バーをクリック
(3)[アドイン…] を選択し[参照] ボタンをクリック
(4)ディレクトリから読み込むアドインを選択
(5)確認画面で[はい]を選択
Excel Connectorのメリット・デメリットについては以下の通りです。
Excel Connectorは使いやすい点がいくつかあるものの、不便に感じられる点もあることが分かります。
CDataのExcel Add-In for Salesforceのインストール手順やメリット・デメリット
CDataのExcel Add-In for Salesforceとは、ExcelからSalesforceのアカウントデータへリアルタイムに直接接続が可能なExcelアドインです。
Excel Add-In for Salesforceのダウンロードはこちらから行うことが可能です。
(1)ダウンロードページに入りモジュールをダウンロード
(2)exeファイルを選択してインストール
(3)インストールを行うとExcel上にCDataタブができ、タブ上のメニューからSalesforceにログイン
(4)Excel上に取得したいデータを選択
(5)Excel上で更新作業を実施（入力することでリアルタイムにSalesforce側が更新）
Excel Add-In for Salesforceのメリット・デメリットは以下の通りです。
メリットは、ExcelからSalesforceの大量データを一括操作が可能な点と、データを素早くエクスポートしバックアップができる点。エクスポートの手間がかかってしまう問題点を解決することができます。
デメリットを見るとわかるように、インストール自体は手軽なのですが、利用するユーザーが多くなる大規模な企業には向きません。
Data connector for Salesforceのインストール手順/メリット・デメリット
Data connector for Salesforceとは、SalesforceデータをGoogleスプレッドシート上で取得・更新が可能なスプレッドシートアドインです。
Data connector for Salesforceの利用設定は以下の通りです。
(1)Googleスプレッドシートを開く
(2)メニューから[アドオン]、[アドオンを取得]の順に選択
(3)検索欄にdata connectorと入力しEnterを押す
(4)Data Connector for Salesforceの右側にある[+無料]ボタンをクリック
(5)Googleアカウントでログイン
(6)Data connector for Salesforce のアクセス許可画面を確認をし[許可]ボタンをクリック
(7)設定処理後に完了
Data connector for Salesforceのメリット・デメリットは以下の通りです。
Data connector for Salesforceのメリットは無料で利用することができる点。さらに新規データの登録や大量データの編集、データのバックアップも可能です。
デメリットとしては、Salesforceデータをスプレッドシート上にインポートした場合、スプレッドシートではGMTのタイムゾーンとしまうことです。SalesforceではUTCタイムゾーンで引き出されます。そのため、先に統一してからの更新が必要です。
また、全て英語表記であるため英語が苦手な人には向きません。
それぞれのExcel・スプレッドシートアドインで便利に活用できるようになる一方、使用するうえで注意点や制限が見られました。
そこで、次にご紹介するExcelアドインを使用しない方法をご覧ください。
Excelアドインを使わない方法！Salesforce上で操作可能「Mashmatrix Sheet」
Salesforceを効率よく活用する方法には、Excelアドインを使わない方法もあります。そこで登場するツールが「Mashmatrix Sheet」です。ここからは「Mashmatrix Sheet」がどのようなツールであるのかについて見ていきましょう。
そもそも「Mashmatrix Sheet」とは
「Mashmatrix Sheet」とは、Excelと同じような使用感でSalesforceのデータを扱うことができるツールです。ユーザーにとっても使い慣れたインターフェイスなので、特別な研修を受ける必要もありません。
「Mashmatrix Sheet」には、Salesforceのデータを効率よく管理するためのさまざまな機能が搭載されています。このツールのポイントについて見ていきましょう。
Mashmatrix Sheetのポイント1:大量のデータを一目で把握可能
「Mashmatrix Sheet」は大量のデータを一覧で把握可能です。これはExcelのように画面スクロールが可能なため。
Salesforceではオブジェクトごとにデータが表示されるので、特に複数のデータを管理している場合は画面遷移が必要でした。しかし「Mashmatrix Sheet」を活用することで画面遷移は必要ありません。
Mashmatrix Sheetのポイント2:一括編集・レコード複製・アクションで簡単編集
「Mashmatrix Sheet」を活用することで、データの編集をとても手軽に行うことができます。例えば、一括編集や複製、アクションといった機能があります。
まず、閲覧しているデータを直接編集が可能。場合によっては、まとめて編集したい箇所もあると思いますが、コピー&ペーストで一括編集ができます。
レコードなどの複製も手軽に行うことが可能です。もちろん、このときも画面遷移は必要ありません。
また、アクションボタンを配置できるため、選択したレコードに対しての操作が手軽になります。例えば、新規Todo作成やキャンペーンに追加などの操作をはじめ、カスタムのアクションボタンを配置することもできます。
Mashmatrix Sheetのポイント3:Excelデータもそのまま転記可能
Salesforceを活用していく中で、Excelデータを転記したいときがあると思います。「Mashmatrix Sheet」では、Excelデータをコピー&ペーストするだけで簡単に転記することができます。
転記したときに参照項目も自動でリンクを作成するため、レコードのSalesforce IDを指定する必要がありません。スムーズにそのまま転記することが可能というわけです。
このように「Mashmatrix Sheet」では、Salesforceの導入ハードルを大きく下げることで作業の効率化を図ることが可能になります。
その他にも、CSVダウンロードが可能であるなど豊富な機能が搭載されています。たとえSalesforceに不慣れな人でも簡単に活用できるのでぜひご活用ください。
トライアル紹介
「Mashmatrix Sheet」では、初回契約時限定にトライアルプランでのご利用が可能です。検討される場合はトライアルプランからのご利用がおすすめです。
トライアルプランとは、30日間無料でお試しができるプランのこと。有料版の内容とも全く同一であり、ユーザー数は上限なくお試しすることができます。ですので、組織内の全ての人が利用できるようになります。
トライアルの期間終了後は自動的にご利用ができなくなるため、別途に解約の手続きは必要ありません。自動的に課金されることもないので安心して利用ができます。（有料版をご利用される場合は、お問い合わせフォーム かsales@mashmatrix.com 宛にメールで「利用するライセンス（ユーザ）の数」「利用開始予定日」をお送りください。）
「Mashmatrix Sheet」を導入して、Salesforceデータの作業効率向上にお役立てください。
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【執筆者】
田中奈穂子
https://nakochi.work/
FinTech上場企業でSalesforceを中心としたビジネス基盤の構築を担当後、さまざまなSalesforce導入企業で導入支援・定着化を行う。Salesforce上級認定アドミニストレーター。
