【Salesforce活用】案件管理をスムーズに
「Mashmatrix Sheet」を使った業務別ユースケース 案件管理４選

日々Salesforceを活用し、業務効率化の方法を模索されている方も多いかと思います。営業活動に必要な情報をSalesforceで可視化・共有することで、営業チームがスムーズに目標に向かうことができ、営業マネージャーはマネジメントがしやすくなります。

「Mashmartix Sheet」は、案件をExcelのように一覧で表示して直接編集もできる、効果的な案件管理を行うための強力なツールです。本記事では、4つのシーンを想定して案件管理に役立つ「Mashmatrix Sheet」の活用法 Part.2  をご紹介いたします。

① Salesforce上の案件を一覧で確認しながら、案件に関連している情報（取引先詳細情報、フェーズ変更履歴、商品）をすばやく確認する。

Salesforce上で案件を確認するとき、案件に関連する（紐づいている）情報がまとめて確認できたら便利なのに….と思ったことはありませんか？Salesforce標準機能の場合、案件に関連するデータを一画面で見るのは難しく、必要なデータを見るために画面遷移を何回も繰り返す必要があり、あまり効率的とは言えません。

Mashmatrix Sheetの『連動シート』機能を利用すれば、「①商談（案件）」「②フェーズの履歴」「③商品」など別オブジェクトに格納されている関連データを、一画面上に連動表示できます。つまり、レコードに紐づいたデータを、芋づる式に根こそぎ一画面上に表示できるのです。

また、『カード型シート』機能を組み合わせることで「④取引先詳細情報」（今回の例では「取引先名」「取引先業種」「年間売上」「会社概要」）も同じ画面上に表示できます。

これにより、案件の全体像を把握しやすくなり、営業活動を行うための重要なデータを抜け漏れなく確認できます。また、営業マネージャーは商談情報を確認するために、いちいち担当者に連絡を取る必要はなくなり、スムーズな状況把握が可能になります。

② 次回の活動予定がすぐに分かるように、案件一覧に『次回活動予定日』を表示する。（活動予定日が過ぎている場合、次回の予定が未入力の場合は、書式設定を組みアラートを出す。

案件管理を行う上で、顧客へのアポイントメントの管理は重要なタスクの１つです。タイミングよく次回の接点（活動）を予定しニーズを汲み取ることで、顧客からの信頼度が上がります。

しかし、営業担当者が多くの案件を抱えている場合、次回の活動の予定を入力したか分からなくなってしまったり、Salesforceへの入力を後回しにしてそのまま忘れてしまうことがあります。また、マネージャーが次回の活動予定を把握するために、各案件のレコードを一件一件開いて詳細を確認するのは、手間がかかりますよね。

そんな時は、Mashmatrix Sheetの『シート内数式列』と『書式設定』の組み合わせがオススメ。案件一覧に「次回活動予定日」を表示させることで、営業担当者は入力漏れや活動予定の組み忘れに気付きやすくなります。また、マネージャーの作業負荷も軽減され、すばやいフォローアップが可能になります。

（今回の例では、シート内数式列を使い『行動』『ToDo』シートにある未完了の活動の日付をVLOOKUP関数を用いて「案件」シートに表示させています。）

また、次回活動予定が入っていないもの、活動予定日を過ぎているものに対しては、『書式設定』を組み、色を付けアラートを出し注意喚起を促すこともできます。

③フェーズ滞在日数が30日を超えている場合、営業担当者に対し一括でToDoを作成し、すばやくフォローアップする。

進捗管理において正確なフェーズを把握することは重要です。大まかな状況の分類だけではなく、フェーズの滞在日数もSalesforce上で管理している方もいるのではないでしょうか？滞在日数が長くなっている案件は、すばやく発見し、情報を共有、そして適切なフォローアップが必要です。

Mashmatrix Sheetを利用すれば、フェーズ滞在日数が超過しているレコード（今回の例では30日以上）に対して、一括で『新規ToDo』を作成できるので、営業マネージャーはすばやいフォローアップが可能です。該当する複数のレコードを選択し、画面右下の「新規ToDo」ボタン（上画像右下赤枠）をクリックすると、ToDoの内容を入力する画面が表示されます。

（※今回の例では、フェーズ滞在日数が30日以上のものに対して「条件付き書式設定」を組み、赤色のアラートを表示させています。）

案件全体を一覧画面で把握しながら、気になる案件に対して画面遷移せずスムーズに対応できるので、とても効率的です！

④案件を担当者ごとでグループ表示し、個人の営業パフォーマンスや案件の状況を確認する

営業チームをマネジメントする際、営業担当者が抱えている商談をすばやく確認できれば便利ですよね。

Mashmatrix Sheet の『行のグループ化と小計表示』機能を使うことで、担当者ごとに案件をグループ化して一覧で表示できます。また「商談件数」や「商談金額の集計値」も表示できるので、担当者がそれぞれどのくらい商談を持ち、ポテンシャルがあるのかをマネージャーが把握しやすくなります。もし、案件数が足りなければ新規発掘に力をいれるようにメンバーに促すなど、次のアクションへ繋げられます。

※Salesforceデータをグルーピングして集計！ 「行のグループ化と小計表示」の使い方
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/group_raw_and_tally/
※Salesforceでの商談把握や売上予測に役立つ！「行のグループ化と小計表示」の活用ユースケース
https://www.mashmatrix.co.jp/blog/group_raw_and_tally_usecase/

まとめ

本来の営業活動に注力するためにも、Salesforceでの案件管理業務はすばやく行いたいものです。今回「Mashmatrix Sheet」を使ったユースケースを4つご紹介しましたが、限られた時間の中で効率良く進捗管理をするためのアイディアはたくさんあります。『Salesforceを利用しているけど、なかなか効果的に業務改善できない』…という時は、ぜひ「Mashmatrix Sheet」をお試しください！

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