【Salesforce活用】案件管理をスムーズに「Mashmatrix Sheet」を使った業務別ユースケース案件管理４選

Salesforceは案件（商談）を効率的に管理するための有用なツールです。案件（商談）の取引額、確度、進捗状況、フェーズなどの情報を一元管理できるので、案件全体の分析や売上予測に役立ちます。
更に、Mashmatrix Sheetを利用することで、Salesforceでの案件管理を更に効率化できるので、営業メンバー、営業マネージャー両方の業務に役立ちます。
本記事では、実際の業務シーンを想定したユースケースをご紹介いたします。

① 現在進行中の（パイプライン）商談を確認する
② 完了予定日が過ぎているレコードの日付を赤、10日以上過ぎているものには背景色をオレンジで表示させ、アラートを出す。
③ 営業マネージャーが案件の状況確認をする際、「成立」「ロスト」「進行中」商談の内容を見比べやすくする
④ 現在進行中の大規模案件をフェーズごとに表示する
まとめ

① 現在進行中の（パイプライン）商談を確認する

パイプライン上にある商談は頻繁にチェックしたいもの。進行中案件のステータスを一覧画面で可視化することで、どの部分に課題があるか、どのステップに注力すべきかが明確になり、売上予測も立てやすくなります。

「Mashmatrix Sheet」の「フィルタ」機能を使うことで、複数の条件に合ったレコードでも直感的にすばやく抽出できます。

この例では…

完了予定日列：「相対日付でフィルタ」
完了フラグ列：「フラグなし（＝パイプライン商談）」

で設定することで、現在（今四半期）進行中の商談を絞り込んで表示できます。

また、閲覧するだけではなく、直接データの編集が可能なのが「Mashmatrix Sheet」の便利なポイント。例えば、定期の案件進捗レビューの際にデータの訂正が必要になった場合で、すぐにその場で修正が可能です。

② 完了予定日が過ぎているレコードの日付を赤、10日以上過ぎているものには背景色をオレンジで表示させ、アラートを出す。

案件管理を行う際に重要なのは、設定した完了予定日に間に合うように計画的に進捗を進めていくことです。しかし、完了予定日が過ぎていても気づかず、案件を放置していた…なんてことはありませんか？もし、完了予定日を過ぎている商談があれば、すばやく気付き適切なフォローアップを行いたいですよね。

「Mashmatrix Sheet」の条件付き書式設定を利用すれば、完了予定日が過ぎているレコードの項目列（ここでは完了予定日）に対し書式設定を組むことで、視覚的に分かりやすくアラートを出すことが可能です。また、複数の条件で書式設定を組むことで、優先して対応すべき案件が分かりやすくなります。

営業マネージャーは、フォローすべき案件に対して一覧画面から担当者に一括でToDoを作成できるので、すばやい対応が可能です。

③ 営業マネージャーが案件の状況確認をする際、「成立」「ロスト」「進行中」商談の内容を見比べやすくする

営業マネージャー業務において商談全体の把握は重要ですが、各フェーズで確認したい項目は様々です。

例えば….

「成立商談」の売上確定額
「ロスト商談」がロストになってしまった経緯
「現在進行中の商談」の進捗状況や売上予測

など、フェーズごとの情報を常に比較しながらチェックすることが多いのではないでしょうか？そんな時は、Mashmatrix Sheetのビュー切り替え機能を使うことで、「成立」「ロスト」「進行中」などの条件でフィルタしたシートを、タブで切り替えて表示できます。Salesforceの標準機能のレポートで出力するより、すばやく欲しいデータを確認できるので、情報を見比べながら状況の分析がしやすくなります。