Salesforceの承認申請の弱点
Salesforceには、組織内でレコードの承認方法を自動化できる「承認プロセス」があリます。ビジネスプロセスとして必要な承認条件を、各ステップごと設定し自動で割り当てられるため、とても便利な機能の一つです。
すでに利用しているユーザ様も多い「承認プロセス」だと思いますが、割り当てられた承認申請レコードが大量に溜まり処理に追われてしまうことはありませんか？
増えてしまった承認申請レコードはできるだけ効率的に処理したいですが、実はSalesforce標準のリストビューから申請レコードを処理する場合、結構手間がかかってしまうんです。
Salesforce標準のリストビューで承認申請をする場合
まず、Salesforceのリストビューは「種別」や「最新の承認者」の項目は表示されていますが（下画像赤枠）、承認の可否を決定するための重要な項目が表示されていません。つまり、レコード内容確認のために一件一件リンクを開く必要があるので、画面遷移が増え作業負荷となってしまいます。
下の画像は、承認申請レコードをSalesforceのリストビューで表示したものです。右側の▼マークをクリックすれば、「承認」や「却下」を選べるようになっていますが（黄色枠）、承認の可否を決定するための情報が表示されていないので、不便です。
また、複数レコードをまとめて承認できないので、一件一件処理を行うことになります。これでは作業自体に多くの時間がかかってしまいます。
今回はそんな課題を解決できる、Mashmatrix Sheetの「一括承認アクション」機能をご紹介させていただきます。（※一括承認アクションはオプション機能のため、別途料金が必要となります。）
Mashmatrix Sheetの「一括承認アクション」機能とは？
「一括承認アクション」は、複数の承認申請を一括で承認するアクションボタンをシートに配置できる機能です。この機能を利用することで以下のような利点があります。
- 承認の可否に必要な申請内容を、一覧画面ですぐ確認できる！
- 大量の申請レコードをまとめて一括処理可能に
では早速、詳しくみていきましょう！
まず、『Sheet』 を利用すると、承認申請レコードが下画像のように一覧画面で表示できます。
Salesforce標準画面の場合、承認申請の元になったレコードの項目がリストビューに表示されていませんでしたが、『Sheet』は「経費発生日」「申請種別」「金額合計」「摘要」「状況」など、承認の可否に必要な項目が表示されているので、一画面上でレコードの内容を把握できます。（下画像）
そのため画面遷移が減り、作業負担も大幅に軽減されます。
また、一括承認/却下のアクションボタンをシートフッタ部分に配置できるので、大量のレコードでも一括処理が可能です。レコードを一件一件処理する必要はありません！
『Sheet』の一括承認アクション機能を使うことで、承認申請作業がすばやく簡単にできることがお分かりいただけたと思います。では次に、承認申請シートの作成手順をご紹介します。
承認申請シートの作り方
今回は例として、経費の承認申請を一括処理するための承認申請シートを作成します。
- 新しく承認申請シートを作成します。
- 新規ブック作成ボタン（新規シート作成ボタン）をクリック> 承認申請オブジェクトを選択 > 作成
- ＜ここがPOINT＞
1.で作成した承認申請シートに必要な項目を追加します。今回は経費申請の情報を表示したいので、経費申請オブジェクトの「経費発生日」「申請種別」「金額合計」「摘要」「状況」の各項目を追加します。（項目は任意）
- 列ヘッダメニュー > プロセスインスタンス > 対象オブジェクトの横にある▼ をクリック（下画像赤矢印）
- オブジェクトが表示されるので「経費申請」を選択。（今回は例として経費申請を選択していますが、シートにデータを表示させたいオブジェクトを選択してください。）
- 対象オブジェクトの左にある >マーク（画像１赤枠）をクリックし項目を表示させ、「経費発生日」「申請種別」「金額合計」「摘要」「状況」の各項目にチェックを入れる。> 追加をクリック
- 承認申請シートに項目が追加されました。表示された項目のヘッダ名が長く分かりにくいので（下画像参考）、ヘッダ名を変更します。
- 各項目の列ヘッダメニュー＞ 設定 ＞ 列の設定変更ダイアログ > ヘッダの表示ラベル を変更（任意）
各列のヘッダラベルを変更するとこのように見やすくなります（列順変更済み）
- 最後に「一括承認アクションボタン」をシートフッタに配置します。
- シートメニュー > 設定 > シートの設定変更 > アクション >アクションボタンを追加（＋）ボタンをクリック
- 新しいアクションを追加ダイアログが表示されるので、カテゴリ→「承認申請」、アクションの種類→「一括承認/却下」を選択し追加をクリック
（※カテゴリ「承認申請」は、一括承認オプションを導入されていない場合、表示されません。）
- アクションボタンの表示ラベル名とアイコンを入力し（任意）、保存をクリックします。
- シートフッタ部分に「一括承認アクションボタン」が配置され、承認申請シートが完成しました！
承認/却下したいレコードにチェックを入れるだけで、複数レコードでも一括で処理ができます。とても効率よく作業が可能になりますよ！
Salesforceの「承認プロセス」をさらに活用するために、日々溜まってしまう承認申請レコードの処理を効率化させることは必要不可欠です。『Sheet』の「一括承認アクション」は、忙しいSalesforceユーザの業務を支えることのできる頼もしい機能ですので、ぜひお試しください！
※「一括承認アクション」はオプション機能です。トライアルお試しの際にはこちらよりお問い合わせください。既に『Sheet』ご利用中の方は担当営業までご連絡をお願いいたします。
