関連先項目を表示してToDo情報を分かりやすく一覧する


ToDoや行動などの関連先項目や取引先責任者/リード項目など、複数のオブジェクトに関連する参照項目を表示する場合、Salesforceの標準のリストビュー機能だと参照先レコードの名前のみが表示されます。(図1) 参照先のオブジェクトの項目を表示することはできません。

実は『Sheet』を使うと、参照先のオブジェクトの項目もシートに一覧で表示できるんです。(図2)ご存知でしたか?1つのシートで参照先オブジェクトの項目も表示できるので、作業中の画面遷移は必要なくなり効率化が可能です。

そして、親関連を辿った項目の編集機能を合わせて使えば、参照先のオブジェクトの項目を編集も可能です。『Sheet』お得意の”痒い所に手が届く”機能の合わせ技を使えばさらに効率アップ!


Salesforce標準のToDoリストビュー(図1)

Mashmatrix SheetでToDoのシートに関連先項目を表示 (図2)

具体的な例を出してみましょう。

(例)”マネージャーがリードをインサイドセールス担当者にToDoとして割り振り、各インサイドセールスのメンバーが、自分に割り振られたリストに対してコールを行う。その後コールの結果を記録する。”

この場合だと、上画像赤枠の部分である”インサイドセールスメンバーが、割り振られたリストを見ながら顧客にコールを行い、その結果を記録する” 部分で『Sheet』を活用できます。

では、上記の部分を実際にやってみましょう。


※こちらの機能については『Mashmatrix Sheet まる分かり講座動画』でもご紹介しております。



1.『ToDo』のシートに、参照先オブジェクトである『リード』項目をシートに表示する

1-1 インサイドセールス担当者は、マネージャーから割り振られた『ToDo』をシートで確認します。

マネージャーから割り振られた『ToDo』のシート

1-2 列ヘッダメニューをクリックし、列を追加を選択。

1-3 『名前』の右横▼をクリック、関連先オブジェクトの中から『リード』を選択。

1-4 リードの項目から『メール』『電話番号』『評価』にチェックを入れ、選択をクリック。

リードの項目を選択する

1-5 関連先項目であるリードの『電話』『メール』『評価』がToDOのシートに表示されていることを確認します。


2.コールの結果を記録するために『リード』項目の編集設定を可に設定する。

2-1 リードの項目(今回は例として『評価』を編集します。)の列ヘッダメニューをクリックし、設定を選択。

列ヘッダメニューから、設定をクリック

2-2 列の設定変更ダイアログが表示されるので、『オプション』タブを選択し、『セルを編集可能にする』にチェックを入れ、保存をします。(初期設定ではセルは編集不可となっています。)

セルを編集可能にする”にチェックを入れる

2-3  リードの項目(今回は例として『評価』)が編集可能になっていることを確認し、項目の値を更新する。

リードの評価を更新する

以上の手順で設定が可能です。

この機能を利用することで、インサイドセールス担当者はリードの詳細情報をみながらコールができ、コールの結果も活動履歴としてだけでなくそのままリードの情報を更新が可能です。作業の効率化と漏れのない情報の入力が簡単にできるので、便利ですね!

では今回は、”関連先項目を表示してToDo情報を分かりやすく一覧する方法”をご紹介させていただきました。ぜひ業務の効率化にご活用ください。

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