管理者権限なしで自分だけの項目列を作ろう! 〜シート内データ列〜

Salesforceでは「オブジェクト」を構成するそれぞれの要素を「項目」と呼び、その中のひとつ「カスタム項目」では、業務に応じたデータを格納する場所を追加できるようになっています。しかし「カスタム項目」はSalesforceの管理者権限を持っていないと追加することができません。またシステム連携やカスタマイズへの影響の可能性など、Salesforce管理に支障が出る場合もあるので注意が必要ですね。

でも…一時利用や短期の作業の為に、気軽でちょっとした項目を追加できたら良いな…と思ったことはありませんか?管理者権限は持っていないんだけど、項目を作りたい。しかし短期間だけ使用する予定だから、管理者にお願いするほどでもないな。という時などです。

実は、「Mashmatrix Sheet」の機能のひとつ「シート内データ列」という機能を活用すれば、Salesforce管理者でなくても自由に列を追加可能なんです。そして、既存のシステムに対して影響を与えず、数十万件規模の大量データに対してもパワフルな動作を実現しました。なかなか、かゆいところに手が届く便利機能なんです。

まずは、その仕組みを見ていきましょう。

シート内データ列の仕組み

通常の項目列のデータは、Salesforce のオブジェクトに保管されていますが、「シート内データ列」のデータは異なるオブジェクトに保管されています。つまり保管場所が別なので既存システムに影響を与えず項目が作成できるのです。

「シート内データ列」の構造

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そしてこのシート内データ列は、閲覧編集はもちろんのこと従来の列と同じように「フィルタ」や「ソート」も可能です。また、フィルタをかける場合はSalesforceから合致しているものだけを取得するので、数十万件以上の大量データに対してもキビキビとした動作が可能です。

パワフルに動く理由

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仕組みをご理解いただけたでしょうか?

では次に「シート内データ列」の具体的な利用シーンです。

  • 短期的・一時的なデータ入力用途で、既存のレコードに関連付けてデータを保存する必要があるとき
  • まだ継続的な実用の検証ができていないデータを入力する必要があるとき(継続的にシステムとして項目情報を利用することが確定したら、カスタム項目としてオブジェクトに追加する)
  • 個人的な作業用途のみの場合
  • データ入力・閲覧を他のメンバーと共有する必要があるとき

ちょっとしたデータを「シート内データ列」で閲覧編集できることで、以前のように「Excelにわざわざダウンロード→その後ローカルでデータを加工→Salesforceに反映させる。」という手間が減ります。また、Salesforce上で作業が完了するので、情報漏洩のリスクも減るのも大きなメリットです。

では実際にシート内データ列を作成してみましょう!

シート内データ列を作成し追加する

1.列ヘッダメニューをクリックし、「列を追加」をクリックする

列を追加

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2.「新規データ列を追加」をクリックし表示する

3.「表示ラベル」を入力し、データ型を選択します。

今回は、明日までにコールすべきリードにチェックを入れたいので、データ型は「チェック(TRUE/FALSE)」を選びます。

表示ラベルとデータ型の種類

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4.確認します。

下図のように「明日までにコールすべきリード」という、新規データ列が作成されました。

新規データ列を追加し、チェックする

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5.フィルタをかけて、チェックのあるものだけを抽出します。

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※「シート内データ列」の作成方法は動画でもご案内しております。こちらをご参考ください。

実際の業務内で幅広く活用できる「シート内データ列」。この記事を読んでくださっているユーザ様のちょっと気になっていた業務課題が解決できるかもしれません!設定方法自体はとても簡単ですので、ぜひお試しください!

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