Salesforceをお使いの方の中には、商談・受注リストや展示会などで獲得したリード情報などを、Excelで管理している方もいらっしゃるのではないでしょうか？
リードなどのレコードの情報をSalesforceに追加をする場合は、新規レコードを一件一件登録をするか、データインポートウィザードやデータローダを利用して、データのインポートをする必要がありました。
上記の場合でもデータの新規登録は可能ですが、新規レコードへの一件一件の入力だと間違いが起こる可能性もあり時間もかかってしまいます。また、データローダ/データインポートウィザードを使ってのインポートも、完了までに手間がかかってしまいあまり効率的ではありません。
そこで、この記事では「Mashmatrix Sheet」のコピー＆ペーストの機能を使うことで、データローダを使わず簡単にデータを一括で登録できる方法をご紹介させて頂きます。
「Mashmatrix Sheet」でデータローダを使わずSalesforceにデータを一括登録する方法
1.取り込むデータのExcelのファイルを用意
今回は例として取引先責任者のリストを取り込みます。
取引先責任者は取引先オブジェクトと関連していますので、Salesforceに取り込む際関連する取引先を選ぶ必要があります。しかしSheetでは取引先の名前を指定するだけでSalesforce上の取引先に対してリンクを貼ることができます。
2.Mashmatrix Sheetの入力シートを作成する
Mashmatrix SheetはExcelからデータをコピー＆ペーストするだけで、一括でデータを転記することができます。まず、Mashmatrix Sheetにコピー元のExcelと同じ列項目のシートを作成します。
3.Excelからコピー＆ペースト
Excelからデータをコピーし、Mashmatrix Sheetのシートにペーストします。
ペーストする際は「新規レコードを追加」をクリックし、追加されたレコードのセルにCtrl + V (macOSの場合はCommand + V) キーでペーストをします。保存をクリックするまでは自由に編集することができます。
4.参照関係の項目を調整する
Mashmatrix Sheetにペーストされた情報が、Salesforce上で参照関係にあるデータの場合、名前が一致したデータが自動的に関連付けされリンクが貼られます。レコードのSalesforce IDをわざわざ指定する必要はありません。
同じ名前のレコードが複数ある場合、重複マークが表示されます。この場合は表示されているセルを編集検索し、リンクしたいレコードを選択できます。選択肢の中に名前以外の補足情報を表示したい場合は、ルックアップ編集設定で事前に設定しておくことが可能です。
また、赤色の警告マークが出ている場合は、名前に一致するレコードがなくリンクが貼れないので、関連するレコード（今回の場合は取引先）を新規に作成する必要があります。
5.データを保存する
画面右下にある保存ボタンをクリックし、保存します。
これでExcelのデータをSheetに一括で登録することができました。必要なスキルは”Excelからのコピー＆ペースト”これだけです！Salesforceの使い方にまだ慣れていない方でも簡単にデータを一括登録できますので、作業時間を短縮することができます。弊社一押しのおすすめ機能ですので、ぜひお試しください。
